Je hebt een leverancier gevonden, je aanvraag verstuurd, en daarna wordt het
stil. Geen ontvangstbevestiging die iets zegt, geen teken dat er iemand meeleest.
Die stilte voelt als niets, maar er gebeurt in de meeste gevallen wel degelijk
iets. Aan de andere kant van jouw bericht zit een verkoper of een binnendienst
die jouw vraag moet omzetten in een antwoord waar hij zich aan kan houden. Dit
stuk laat zien welke stappen dat zijn. Niet om geduld te prediken, maar omdat je
met een paar zinnen in je eerste bericht bijna al die stappen kunt inkorten.
Iemand moet eerst begrijpen wat je bedoelt
De eerste stap is de saaiste en kost verrassend vaak de meeste tijd: uitzoeken
wat je precies zoekt. Een groothandel voert per branche vaak honderden artikelen
in soorten, maten en uitvoeringen die op papier op elkaar lijken. Vraag je om
"verpakkingsmateriaal" of om "schoonmaakmiddelen", dan kan de ontvanger niet
verder zonder eerst terug te schrijven. Doet hij dat, dan ben je een heen en weer
verder voordat er ook maar iets inhoudelijks is gezegd.
Wat dat oplost is een omschrijving die geen ruimte laat: een artikelnummer als je
dat hebt, anders het merk, de maat en de uitvoering. En als je die niet kent, dan
de toepassing. Iemand die weet waar je het voor gebruikt, kan zelf het artikel
erbij zoeken dat past. Iemand die alleen een categorie leest, kan dat niet.
Daarna kijkt hij of hij aan jouw soort bedrijf levert
Een groothandel levert zakelijk, en dat is niet hetzelfde als aan iedereen. Er
zijn leveranciers die alleen aan de detailhandel leveren en niet aan horeca, of
alleen aan installateurs en niet aan particuliere verhuurders. Sommige werken met
een minimale afname per order, andere met een minimale afname per artikel, en
weer andere met een jaarafspraak waar je pas onder valt als je een bepaald volume
haalt.
Daarom is de zin waarin je zegt wie je bent zo veel waard. Je bedrijfsnaam en in
een halve regel wat je doet, dat is genoeg. De ontvanger kan dan meteen zien of
jij binnen zijn klantgroep valt. Valt je vraag daarbuiten, dan hoor je dat
sneller, en ook dat is winst. Een snel nee is beter dan een traag misschien.
Vervolgens moet hij weten of het er is
Pas als duidelijk is wat je zoekt en of hij aan je levert, kan hij naar de
voorraad kijken. Daar hangt meer aan dan een getal in een systeem. Ligt het er
niet, dan moet hij nagaan wanneer de volgende zending binnenkomt, en of jouw
aantal in die zending past of dat er al een andere klant op zit te wachten.
Ligt het er wel, dan moet hij nagaan of jouw aantal niet net het restant is
waarmee hij een vaste afnemer in de problemen brengt.
Dat is de reden dat je hoeveelheid in het eerste bericht hoort. Niet alleen wat
je nu nodig hebt, maar ook wat je per jaar denkt af te nemen. Dat tweede getal
verandert het gesprek. Een eenmalige bestelling wordt uit de voorraad geplukt;
een terugkerende afname wordt ingepland, en daar hoort vaak een andere prijs bij
dan de prijs op de eerste regel van de lijst.
En dan pas komt het rekenen
De laatste stap is de stap waar iedereen bij een aanvraag aan denkt en die in de
praktijk het kortst duurt: de prijs. Die prijs is bij een groothandel bijna nooit
een enkel getal. Er zit een staffel onder, er zit een transportregel onder, en
er zit een betaalafspraak onder. Wat het je uiteindelijk kost, hangt af van hoe
groot je bestelt, waar het heen moet en wanneer je betaalt.
Wie zijn plaats of postcode in de aanvraag zet, krijgt die transportregel er in
een keer bij. Wie dat niet doet, krijgt een prijs af magazijn en moet er alsnog
achteraan. En wie meteen vraagt hoe de betaling gaat lopen, haalt
een vraag naar voren die anders opduikt op het moment dat je wilt bestellen.
Wat dit betekent voor jouw eerste bericht
Alle vier de stappen hierboven lopen sneller als jij de informatie meestuurt die
ervoor nodig is. Dat is geen kwestie van een lang bericht schrijven. Het gaat om
een handvol dingen die er wel of niet in staan: wie je bent, wat je zoekt,
hoeveel je afneemt per keer en per jaar, wanneer je het nodig hebt, waar het heen
moet en wat je verder wilt weten voordat je beslist.
Er is nog een tweede reden om je vraag zo compleet te maken, en die heeft niets
met snelheid te maken. Een antwoord op een vage vraag is zelf ook vaag. Krijg je
een prijs zonder dat de leverancier wist hoeveel je afneemt, dan staat er een
getal in je mailbox waar je niets aan hebt zodra je echt gaat bestellen. Krijg je
een prijs op jouw aantal, jouw plaats en jouw termijn, dan kun je hem naast het
antwoord van een ander leggen en werkelijk vergelijken.
Waarom je die vraag het beste aan meerdere partijen tegelijk stelt
Als je de moeite neemt om je vraag scherp op te schrijven, is het zonde om hem
naar een enkele leverancier te sturen en dan te wachten. Zet er een paar naast
elkaar die op papier passen en stuur ze hetzelfde bericht. Dat is niet
onbeleefd, het is normaal in de handel, en het levert je iets op wat je met een
enkele aanvraag nooit krijgt: je ziet welke voorwaarden gebruikelijk zijn in
jouw branche en welke een uitzondering zijn.
Dat is meteen het antwoord op de stilte waar dit stuk mee begon. Een aanvraag die
bij een partij ligt, voelt als wachten. Dezelfde aanvraag die bij een handvol
partijen ligt, is gewoon een proces dat loopt. Je hoeft niet te weten hoe lang
iemand erover doet als je niet van dat ene antwoord afhankelijk bent.
