Het begint bijna altijd met een goede reden. Je vaste leverancier had iets niet op voorraad, dus je bestelde het ergens anders. Een collega tipte een partij die net goedkoper was. Een nieuw product vroeg om een nieuwe bron. Elk van die keuzes was op dat moment logisch.
Een jaar later kijk je in je administratie en zie je een hele rij namen staan. Elk met een eigen rekening, een eigen leverdag, een eigen contactpersoon en een eigen manier van bestellen. Een deel ervan heb je maar een of twee keer gesproken. En je merkt dat je meer tijd kwijt bent aan het bijhouden van je inkoop dan aan het inkopen zelf.
Hieronder lees je hoe je daar weer overzicht in brengt, zonder door te slaan naar de andere kant.
Waarom te veel leveranciers je geld kost
Elke leverancier brengt vaste handelingen met zich mee, los van wat je er koopt. Een bestelling doen, een zending ontvangen en nakijken, een factuur verwerken, een betaling klaarzetten. Bij een partij waar je veel koopt, valt dat weg in het geheel. Bij een partij waar je twee keer per jaar een doos haalt, kost dat werk soms meer dan de doos zelf.
Daar komt bij dat je je volume versnippert. Wie overal een beetje koopt, is nergens een afnemer die ertoe doet. Dan is er ook weinig om over te praten als het om prijs of levering gaat.
En het maakt je kwetsbaarder dan het lijkt. Veel namen voelt als veel keuze, maar als je bij geen van hen echt bekend bent, krijg je in een krappe week nergens voorrang.
Breng eerst in kaart wat je hebt
Begin niet met schrappen, maar met kijken. Zet alle leveranciers van het afgelopen jaar onder elkaar, met per leverancier wat je er koopt, hoe vaak je er bestelt en ongeveer hoeveel het bij elkaar was. Je boekhouding geeft je de meeste van die gegevens al.
Zet daar een kolom naast met de vraag waarom je bij deze partij koopt. Omdat hij iets heeft wat niemand anders heeft. Omdat hij de scherpste prijs gaf. Omdat hij toevallig beschikbaar was. Of omdat je het eigenlijk niet meer weet.
Die laatste twee groepen zijn waar de winst zit. Een leverancier die er ooit bij kwam om een gat te vullen, is vaak nooit meer weggegaan, ook al vult een andere partij dat gat inmiddels net zo goed.
Wat je bundelt en wat je laat staan
Kijk vervolgens welke artikelen bij elkaar horen. Artikelen die uit dezelfde hoek komen, kun je vaak onderbrengen bij een partij die ze allemaal voert. Een groothandel met een breed assortiment in jouw branche kan zo een hele reeks kleine leveranciers overbodig maken.
Laat daarbij staan wat echt bijzonder is. Een specialist met een product dat je nergens anders krijgt, hoort in je rij thuis, ook als je er weinig koopt. Het doel is niet een zo kort mogelijke lijst, maar een lijst waarbij je van elke naam weet waarom hij erop staat.
En gooi niet weg wat je eerder bewust hebt opgebouwd. Een reservepartij die je naast je vaste leverancier warm houdt voor de artikelen waar je bedrijf op stilvalt, is iets anders dan een leverancier die er per ongeluk bij is gekomen. Het eerste is een keuze die je beschermt. Het tweede is een gewoonte die je geld kost.
Een leverancier netjes laten gaan
Afscheid nemen van een kleine leverancier is meestal geen groot moment. Vaak merkt hij het nauwelijks, want je kocht er al weinig. Toch loont het om het bewust te doen in plaats van gewoon niet meer te bellen.
Bestel de artikelen die je bij hem haalde eerst een keer bij de partij waar ze voortaan vandaan komen, voordat je de oude loslaat. Zo weet je dat het echt werkt en niet alleen op papier.
Laat hem daarna weten dat je voorlopig niet meer bestelt. Een kort bericht is genoeg. Het houdt de deur open voor een keer dat je hem toch weer nodig hebt, en het kost je niets.
Heb je met een leverancier afspraken die doorlopen, of staat er materiaal van hem bij jou, dan is loslaten meer werk. Kijk dan eerst na welke contracten nog lopen, welke emballage of welk materiaal van hem bij jou staat en welke facturen nog openstaan.
Vaste groothandels en leveranciers kiezen voor wat je bundelt
Heb je bepaald welke artikelen je wilt bundelen, dan zoek je een of twee vaste groothandels en leveranciers die ze allemaal kunnen leveren. Begin met een lijst van die artikelen en stel elke kandidaat dezelfde vragen: welke artikelen voert hij, wat is de kleinste bestelling, op welke dagen levert hij en kun je op rekening kopen?
Op Grootmarkt zet je een paar kandidaten op je aanvraaglijst en vraag je ze in een keer om een offerte. Je filtert op branche, plaats en afstand, en op handelsvoorwaarden die de leverancier zelf opgeeft, zoals levert op rekening of levert aan heel Nederland. Bevestig die voorwaarden in je eerste bericht, want het is zijn eigen opgave.
Zo vind je je vaste leverancier zonder tien tabbladen open te hebben. En je weet van elke naam op je nieuwe lijst waarom hij erop staat: omdat hij de artikelen voert die je samen wilde brengen.
Houd het overzicht vast
Een overzichtelijke leverancierslijst blijft niet vanzelf zo. De redenen waarom hij groeide, een tekort of een aanbieding, komen volgend jaar gewoon weer langs.
Spreek daarom met jezelf af wanneer er een nieuwe leverancier bij mag. Bijvoorbeeld alleen als geen van je bestaande partijen het artikel kan leveren, of als het om een bewuste reserve gaat. En kijk een keer per jaar opnieuw naar je rij, op een rustig moment, met dezelfde vraag als nu: weet ik van elke naam waarom hij erop staat?
