De kassa is het apparaat waar elke verkoop langs komt. Toch kiezen veel ondernemers hun kassasysteem op het laatste moment, vlak voor de opening of als het oude systeem ermee stopt. Wie een kassasysteem voor zijn winkel moet kiezen, merkt al snel dat er meer bij komt kijken dan een scherm en een lade. Het systeem moet passen bij je voorraad, je pinautomaat, je webshop en je boekhouding.
Dit zijn de vragen die je stelt voor je tekent, zodat je over een jaar niet ontdekt dat je kassa iets niet kan wat je wel nodig hebt.
Vraag 1: wat moet de kassa allemaal doen?
Begin niet bij de leverancier, maar bij je eigen winkel. Schrijf op wat er op een gewone dag aan de kassa gebeurt. Hoeveel klanten reken je af? Werk je met barcodes of tik je prijzen in? Geef je kortingen, verkoop je cadeaubonnen, neem je retouren aan?
Kijk daarna naar wat erachter zit. Wil je dat de kassa je voorraad bijhoudt, zodat je ziet wat er bijbesteld moet worden? Heb je een webshop waar dezelfde voorraad op staat? Werk je met meerdere medewerkers die elk met een eigen code inloggen?
Hoe concreter je lijst, hoe makkelijker je straks aanbieders vergelijkt. Een systeem dat alles kan, is niet altijd beter. Het kost vaak meer en het is lastiger te leren.
Vraag 2: kopen, huren of een abonnement?
Kassasystemen worden op verschillende manieren aangeboden. Bij sommige koop je de hardware en betaal je los voor de software. Bij andere betaal je een vast bedrag per maand voor alles samen. Er zijn ook systemen die op een tablet draaien en waar je alleen een abonnement op de app afsluit.
Vraag bij elke aanbieder wat er in de prijs zit en wat niet. Hoe zit het met updates, met ondersteuning als er iets misgaat, met extra kassaplekken? Hoe lang loopt het contract en wat gebeurt er als je wilt stoppen? Een laag maandbedrag met een lange looptijd en dure extra's kan uiteindelijk meer kosten dan een duurder pakket waar alles in zit.
Vraag 3: hoe werkt het met je pinautomaat?
De kassa en de pinautomaat zijn vaak twee verschillende dingen, met twee verschillende contracten. Bij de ene aanbieder zit de betaalterminal in het pakket, bij de andere moet je hem apart regelen bij een betaalprovider.
Vraag of de kassa en de pinautomaat met elkaar praten. Als dat zo is, gaat het bedrag automatisch van de kassa naar de terminal en hoeft je personeel niets over te tikken. Dat scheelt fouten aan het eind van de dag. Vraag ook welke betaalmethoden de terminal aankan, zoals contactloos betalen met een telefoon.
Vraag 4: wat gebeurt er met je gegevens?
Een kassasysteem slaat alle verkopen op. Die gegevens heb je nodig voor je boekhouding en voor de Belastingdienst, want voor je administratie geldt een bewaarplicht. Vraag dus hoe lang de aanbieder je gegevens bewaart, of je ze zelf kunt exporteren en in welk formaat.
Kan de kassa rechtstreeks koppelen met je boekhoudpakket? Dat scheelt je elke maand werk. Vraag ook wat er met je gegevens gebeurt als je overstapt naar een ander systeem. Kun je ze meenemen, of blijven ze bij de oude aanbieder?
Werkt het systeem in de cloud, vraag dan wat er gebeurt als het internet een keer uitvalt. Kun je dan nog afrekenen, en worden de verkopen later alsnog opgeslagen?
Vraag 5: wie helpt je als het misgaat?
Een kassa die het op zaterdagmiddag niet doet, kost je omzet. Vraag daarom wanneer de helpdesk bereikbaar is. Alleen op werkdagen, of ook in het weekend en op koopavonden? Komt er iemand langs als de hardware stuk is, of moet je het apparaat opsturen?
Vraag bij een aanbieder ook of je een paar andere winkels kunt spreken die het systeem al gebruiken. Een ondernemer die er al een jaar mee werkt, vertelt je meer dan een demo.
Proberen voor je tekent
De meeste aanbieders laten je een demo zien of een proefperiode draaien. Gebruik die tijd goed. Laat de collega's die de kassa straks het meest gebruiken er ook mee werken. Reken een paar gewone verkopen af, doe een retour, geef een korting. Dan zie je snel of het systeem logisch werkt of dat je steeds moet zoeken.
Kassahardware: wat er naast het scherm op je lijst staat
Bij een kassasysteem denk je eerst aan het scherm en de software. Toch hoort er meer bij, en de kassahardware bepaalt mede of het afrekenen soepel loopt. Zet daarom per kassaplek op papier wat je nodig hebt.
- Een bonprinter, als je klanten een papieren bon wilt geven of moet kunnen geven.
- Een barcodescanner, als je artikelen met een barcode verkoopt.
- Een kassalade, als je ook contant geld aanneemt.
- Een weegschaal die met de kassa praat, als je per gewicht verkoopt.
- Een labelprinter, als je zelf prijsetiketten of barcodes maakt.
Vraag bij elk onderdeel of het met de software samenwerkt die je kiest. Niet elke printer of scanner werkt met elk systeem, en een apparaat dat je al hebt is pas een besparing als het aansluit. Gaat een onderdeel stuk, wie zorgt dan voor vervanging, en hoe snel?
Bij een tweede kassaplek of een tweede winkel loont het om dezelfde hardware te nemen. Dan werkt je personeel overal op dezelfde manier, en kun je een kapot apparaat tijdelijk vervangen door het exemplaar van de andere plek.
Een kassa met voorraadbeheer: wat je eerst invoert
Kies je een kassa met voorraadbeheer, dan werkt die pas goed als je artikelbestand klopt. Dat is het werk dat veel winkeliers onderschatten. Voor elk artikel heb je een naam, een prijs, een barcode en een beginvoorraad nodig, en bij voorkeur ook de groothandel waar je het inkoopt.
Begin met een telling op een rustige dag, of na sluitingstijd. Voer daarna de artikelen in per groep, bijvoorbeeld per schap of per groothandel. Veel groothandels kunnen een bestand met artikelnummers en barcodes sturen; vraag daarnaar, want het scheelt je uren overtikken.
Stel per artikel een minimum in. Zakt de voorraad daaronder, dan zie je dat in de kassa en weet je wat er bij de volgende bestelling mee moet. Zet dat minimum niet te krap: reken de dagen mee die een levering onderweg is.
Spreek met je personeel af hoe ze omgaan met artikelen zonder barcode of met een barcode die niet scant. Wie dan een losse prijs intikt, verkoopt wel, maar je voorraad klopt daarna niet meer.
Tel na een paar maanden opnieuw en vergelijk de telling met wat de kassa zegt. Verschillen laten zien waar het misgaat: bij het afrekenen, bij de levering of bij breuk en diefstal.
Zo vind je een leverancier van kassasystemen
In de branche elektronica en ICT op Grootmarkt vind je importeurs, fabrikanten en groothandels, te filteren op plaats en afstand. Je ziet per bedrijf of het een fabrikant, importeur of groothandel is, en de volgorde van de resultaten is niet te koop: die volgt uit wat bij je zoekvraag past. Zoeken kost je niets.
Stuur een paar leveranciers je lijst met wat de kassa moet kunnen, en vraag om een demo. Je aanvraag gaat rechtstreeks naar hun mailbox. De afspraak daarna maak je zelf met hen.
Vind je leverancier zonder tien tabbladen open te hebben.
