Je hebt een groothandel gevonden die precies voert wat je zoekt. Je stuurt een aanvraag, je wacht een dag, twee dagen, een week. Niets. Een leverancier reageert niet en jij weet niet of hij je bericht heeft gelezen, of hij geen zin heeft of dat het in een spamfilter is beland. In dit blog lees je wat je dan doet, en hoe je de kans op een antwoord vergroot voordat je de volgende aanvraag verstuurt.
Eerst je eigen aanvraag nalezen
Voordat je de groothandel iets verwijt: kijk nog eens naar wat je stuurde. Een aanvraag als "Wat zijn jullie prijzen?" is voor een groothandel lastig te beantwoorden. Welk product, hoeveel, voor wanneer, en wie ben jij? Een groothandel die tientallen aanvragen per week krijgt, beantwoordt eerst de vragen waar hij direct mee verder kan.
Een aanvraag die antwoord krijgt, bevat:
- wie je bent en wat voor zaak je hebt
- welk product of welke productgroep je zoekt
- om welke aantallen het gaat, per order en per jaar
- wanneer je het nodig hebt
- waar het naartoe moet
Dat lijkt veel, maar het zijn vijf zinnen. Hoe concreter je vraag, hoe groter de kans dat iemand hem oppakt. Ook bij Grootmarkt zeggen we het zo: wat helpt, is een concrete vraag met aantallen en een termijn erin.
Hoe lang wacht je redelijkerwijs?
Daar is geen vaste regel voor, en Grootmarkt belooft er ook niets over: de snelheid van het antwoord ligt bij de groothandel zelf. Sommige bedrijven reageren dezelfde dag, andere verzamelen aanvragen en werken ze eens per week af. In drukke periodes, voor de feestdagen of aan het begin van een seizoen, duurt het vaak langer.
Een werkbare vuistregel: hoor je na een paar werkdagen niets, dan is navragen geen opdringerigheid maar gewoon zakelijk. Hoe dringender je inkoop, hoe eerder je dat doet. Zet in je agenda wanneer je de aanvraag stuurde, zodat je niet op gevoel hoeft te beslissen.
Nabellen of nog een keer mailen
Bellen werkt vaak beter dan een tweede mail. Een telefoontje komt bij een mens terecht, een mail in dezelfde stapel als de eerste. Zeg kort wie je bent, dat je op een bepaalde dag een aanvraag stuurde en vraag of die is aangekomen. Vaak blijkt dan dat hij bij de verkeerde collega ligt of nog niet is gezien.
Op Grootmarkt staan het telefoonnummer en de website van een groothandel op zijn profiel. Ze zijn zichtbaar zodra je bent ingelogd, met een gratis account; dat houdt scrapers en ongerichte verkooptelefoontjes weg. Heeft de groothandel ervoor gekozen zijn e-mailadres op zijn profiel te tonen, dan kun je hem ook rechtstreeks mailen.
Mail je toch nog een keer, stuur dan niet hetzelfde bericht opnieuw. Verwijs naar je eerste aanvraag, maak hem korter en zet de belangrijkste vraag bovenaan.
Wat stilte je vertelt
Soms is geen antwoord ook een antwoord. Een groothandel die nooit reageert, ook niet na een telefoontje, zal na een bestelling waarschijnlijk ook niet snel reageren op een vraag over een levering of een klacht. Dat is waardevolle informatie voordat je zaken met hem doet.
Er zijn ook onschuldige redenen. Je order past misschien niet bij zijn minimale afname en hij laat dat liever niet weten. Of hij levert niet in jouw regio. Kijk daarom op het profiel of je aanvraag wel past: levert hij kleine partijen, levert hij aan heel Nederland, wat staat er bij minimale afname als hij die heeft opgegeven? Past je aanvraag daar niet bij, dan ligt het niet aan de groothandel maar aan de match.
Niet op een partij wachten
De beste manier om niet vast te lopen op een groothandel die niet reageert, is niet op een partij te wachten. Stuur dezelfde aanvraag naar meerdere groothandels tegelijk. Je vergelijkt dan ook meteen prijzen, voorwaarden en hoe vlot iemand antwoordt.
Op Grootmarkt gaat dat met de aanvraaglijst. Je verzamelt de bedrijven die passen en vraagt in een beweging bij al die bedrijven een offerte op. Daar heb je geen account voor nodig. Elk bedrijf op de lijst krijgt je vraag op het e-mailadres uit zijn profiel, met jouw naam en contactgegevens erbij; er zit geen callcenter of tussenpersoon tussen. Je gegevens gaan alleen naar de bedrijven die je zelf kiest.
Als het antwoord wel komt
Komt er na het nabellen alsnog een reactie, let dan op hoe het verder gaat. Staan de afname, de levertijd en de betaaltermijn helder in zijn offerte? Dan is de stilte waarschijnlijk een toevalstreffer geweest. Blijft het vaag of moet je voor elk detail opnieuw vragen, dan weet je hoe de samenwerking straks loopt.
Vraag bij een nieuwe groothandel altijd naar een monster uit dezelfde partij en betaal een eerste order niet volledig vooruit. Jij en de groothandel maken de afspraak; Grootmarkt is geen partij in die overeenkomst. Daarom loont het om zelf scherp te blijven.
Een offerte opvolgen zonder te blijven wachten
Is er wel antwoord gekomen, dan ligt de bal bij jou. Een offerte opvolgen is net zo belangrijk als de aanvraag zelf. Een groothandel die een offerte maakte, wil weten of je verder gaat, en een kort antwoord houdt de deur open, ook als het nee wordt.
Lees de offerte eerst rustig na. Staan de aantallen erin die je vroeg, klopt de eenheid, en staat erbij wat in de prijs is inbegrepen? Mis je iets, stel dan een gerichte vraag in plaats van een lijst algemene vragen.
Heb je meerdere offertes, leg ze dan naast elkaar op dezelfde punten: prijs per eenheid, minimale afname, levering en betaaltermijn. Pas dan zie je welke echt het beste past.
Kies je voor een andere groothandel, laat het de anderen dan kort weten. Een zin is genoeg: dank voor de offerte, we kiezen deze keer voor een ander adres. Je weet nooit wanneer je hen later nodig hebt, bijvoorbeeld als tweede adres voor je vaste artikelen.
Zet in je agenda tot wanneer een offerte geldig is. Wacht je te lang, dan kan de prijs of de beschikbaarheid veranderd zijn, en begin je opnieuw.
Klaar om rechtstreeks bij de groothandel in te kopen?
