Je opent een tweede winkel, een tweede restaurant of een tweede salon. De inrichting is geregeld, het personeel ook. Maar hoe regel je de inkoop? Bestelt elke vestiging zelf, of doe je het centraal? Gaat de levering naar twee adressen, en komt er een factuur of komen er twee? Wie die vragen niet vooraf met zijn groothandels bespreekt, zit na een maand met dubbele bestellingen, verkeerde facturen en een vestiging die net zonder voorraad staat.
Dit spreek je met je groothandels af als je een tweede vestiging opent.
Tweede vestiging inkoop: centraal of per adres
De eerste keuze is wie bestelt. Er zijn twee manieren, en beide werken:
- Centraal: een persoon bestelt voor beide vestigingen. Dat geeft overzicht en je bundelt de afname, maar die persoon moet weten wat er in elke vestiging nodig is.
- Per vestiging: elke vestiging bestelt zelf binnen afspraken die jij maakt. Dat is sneller en de mensen ter plekke weten wat er op is, maar je ziet minder goed wat er in totaal gaat.
Veel ondernemers kiezen een mix: de vaste basis centraal, de dagelijkse aanvulling per vestiging. Welke je ook kiest, zeg het tegen je groothandels. Zij moeten weten wie namens jou mag bestellen.
Levering op twee adressen
Vraag elke groothandel of hij naar beide adressen levert, en op welke dagen. Een groothandel die je eerste vestiging elke dinsdag bevoorraadt, rijdt misschien niet langs je tweede adres. Of wel, maar op een andere dag.
Spreek per adres af:
- Op welke dag en in welk tijdvak er geleverd wordt.
- Of er een minimum per levering geldt, per adres of voor beide samen.
- Wie de levering aanneemt en de pakbon tekent.
- Hoe je het oplost als de doos voor het ene adres bij het andere staat.
Het minimum per levering is een punt om op te letten. Haalt je eerste vestiging het makkelijk, dan kan het bij de nieuwe vestiging in het begin lastig zijn. Vraag of het minimum geldt per order of per adres, en of de groothandel de orders van beide vestigingen bij elkaar telt.
Een factuur of twee
Daarna de factuur. Wil je per vestiging zien wat er is ingekocht, of liever alles op een factuur? Dat hangt af van je administratie. Heeft elke vestiging een eigen kostenplaats, dan is een factuur per adres handig. Wil je het simpel houden, dan een verzamelfactuur met per regel het afleveradres.
Leg het ook vast als je twee vestigingen onder een bedrijf hebt maar het nieuwe adres een eigen naam heeft. Op de factuur moeten de juiste bedrijfsnaam en het juiste adres staan, anders heb je er in je boekhouding last van.
Afname bundelen en je voorwaarden
Met twee vestigingen koop je meer in. Dat is een goed moment om met je groothandels opnieuw over de voorwaarden te praten. Vraag of de afname van beide vestigingen samen telt voor een staffel of voor een betere betaaltermijn. Of je vaker kleinere leveringen kunt krijgen in plaats van een grote. En of je een vaste contactpersoon krijgt die beide adressen kent.
Je hoeft niet alles opnieuw te onderhandelen. Begin met de groothandels waar je het meest koopt; daar maakt het verschil.
Je bestellijst per vestiging
Maak voor de nieuwe vestiging een eigen bestellijst, op basis van die van de eerste. Haal eruit wat je daar niet verkoopt of gebruikt, en zet erbij wat de nieuwe plek anders maakt. Een vestiging in een winkelstraat verkoopt anders dan een op een bedrijventerrein.
Noteer in de eerste weken wat er echt de deur uitgaat. Na een maand zie je waar je over- of onderbesteld hebt, en pas je de lijst aan.
Een groothandel dicht bij het nieuwe adres
Ligt je tweede vestiging in een andere stad, dan is je vaste groothandel misschien ver weg. Voor de dagelijkse aanvulling kan een groothandel in de buurt handiger zijn: korter rijden, makkelijker afhalen.
Rond je nieuwe adres zoek je op Grootmarkt gericht: kies de branche en de plaats van de vestiging. Bedrijven die je wilt bewaren zet je in je favorieten. Wil je dezelfde vraag aan meerdere groothandels stellen, dan verstuur je met een gratis account je aanvraaglijst tegelijk aan elk bedrijf dat erop staat. Het filter op handelsvoorwaarden laat je zien wie in heel Nederland levert en wie je kunt laten afhalen.
Zo bouw je voor je tweede vestiging een paar vaste adressen op, zonder dat je je eerste groothandels kwijt bent.
Klaar om rechtstreeks bij de groothandel in te kopen?
