Productdata aanleveren als aanbieder
In welke vorm je je assortiment aanlevert: eenheid, verpakking, artikelnummer, EAN en foto. De data zelf, niet de velden op je profiel.
- Gratis zoeken voor inkopers
- Vaste inschrijving, geen commissie
- Groothandels, fabrikanten en importeurs
- Zoeken per branche, plaats en provincie
Een inkoper koopt wat hij kan plaatsen
Een assortiment dat alleen in een pdf bestaat, kost elke afnemer werk. Hij moet overtypen, hij moet gissen naar de inhoud van een omdoos, en hij weet niet of het artikelnummer in zijn systeem hetzelfde artikel is als het jouwe. Bij een enkele order is dat een half uur. Bij een webshop die je hele assortiment wil opnemen, is het een reden om bij iemand anders te kopen. Goede productdata is daarom geen administratie maar verkoop.
Deze pagina gaat over de vorm van die data. Welke velden er op je bedrijfsprofiel staan, is een andere vraag; die staat beschreven in wat er op een bedrijfsprofiel staat en vanuit de inkoperkant in welke bedrijfsgegevens een inkoper wil zien. De branches waarin je gevonden wilt worden, kies je zoals beschreven in je branches kiezen. Wat je op het profiel zelf invult, staat in je bedrijfsprofiel invullen.
Wat een afnemer met je data doet, hangt af van wie hij is. Een winkel zet hem in zijn kassasysteem, een webshop in zijn catalogus, een horecabedrijf gebruikt hem nauwelijks. De zwaarste eisen komen van de webshops, en wat die precies nodig hebben staat vanuit hun kant beschreven in een groothandel vinden voor je webshop. Kijk ook eens hoe andere partijen in jouw vak zich presenteren bij alle branches. Wil je weten hoe je zichtbaar wordt en wat dat kost, dan kijk je bij wat een vermelding kost of bij verkopen op Grootmarkt.
De vijf dingen waar het misgaat
De eenheid is niet eenduidig
Een prijs per stuk, per doos, per honderd of per kilo: als dat niet in een apart veld staat maar in de omschrijving verwerkt zit, gaat het bij de eerste order mis. Zet de eenheid, de inhoud van de verpakking en de prijs per welke eenheid je rekent, alle drie los van elkaar in je bestand.
Het artikelnummer verandert
Een nummer dat per prijslijst verschuift, maakt automatisch bijwerken onmogelijk en zorgt voor dubbele regels bij je afnemer. Kies een nummer dat blijft en verander het nooit voor hetzelfde artikel; is het artikel echt gewijzigd, geef het dan een nieuw nummer en zet het oude op vervallen. Wanneer een wijziging echt een nieuw artikel maakt, staat in de tabel hieronder.
De EAN ontbreekt of klopt niet
Voor iedereen die met een scanner werkt, is de EAN de enige sleutel die over bedrijven heen werkt. Ontbreekt hij, dan moet je afnemer zelf iets verzinnen en dan is de koppeling voorgoed handwerk. Lever hem aan waar hij er is, en geef eerlijk aan waar hij er niet is in plaats van een nummer te vullen dat ergens anders vandaan komt.
De foto is een productfoto van niets
Een foto op een tafel met een halve hand erin is niet bruikbaar in een webshop. Lever een rechte opname op een egale achtergrond, groot genoeg om op te schalen, met een bestandsnaam die het artikelnummer bevat. Dat laatste klinkt klein en scheelt je afnemer uren.
Zo lever je het aan
Kies een bestandsvorm die een machine kan lezen
Een spreadsheet of een csv met een regel per artikel en een kolom per gegeven is voor vrijwel iedereen bruikbaar. Een pdf is dat niet, hoe mooi hij ook is. Lever de pdf gerust naast je bestand voor wie liever bladert, maar laat het bestand leidend zijn en zorg dat beide dezelfde prijzen tonen.
Zet per artikel de kern in aparte kolommen
Artikelnummer, omschrijving, merk, EAN, eenheid, inhoud per verpakking, prijs per eenheid, minimale afname en levertijd. Dat is de kern. Alles wat daarnaast staat is welkom maar niet de eerste zorg. Houd de kolomkoppen gelijk tussen twee versies van je bestand, anders begint je afnemer elke keer opnieuw.
Zeg erbij hoe vaak het bijgewerkt wordt
Een prijsbestand zonder datum is na een maand onbruikbaar en na een half jaar gevaarlijk. Zet de peildatum in het bestand zelf en spreek af hoe vaak je een nieuwe versie stuurt. Verandert er tussentijds iets ingrijpends aan een prijs of een levertijd, meld dat dan actief in plaats van te wachten op de volgende ronde. Hoe je dat ritme volhoudt, staat in je prijslijst actueel houden.
Wanneer een gewijzigd artikel een nieuwe EAN krijgt
Een EAN is een GTIN, de artikelcode die over bedrijven heen werkt. Verander je iets aan een artikel, dan bepaalt deze toets of je afnemer er een nieuw artikel van moet maken of het oude kan houden.
| De vraag | Wat de GS1-richtlijn zegt | Wat je in je bestand doet |
|---|---|---|
| Is het een product dat nog niet bestond? | Een nieuwe artikelcode ken je toe als een product nog niet bestaat of nog niet te koop is geweest. | Nieuwe regel, nieuw artikelnummer, nieuwe EAN. Zet er geen oud nummer bij dat je hebt vrijgemaakt. |
| Kan je afnemer het gewijzigde product onderscheiden van het oude? | Kunnen consumenten of handelspartners het verschil zien, dan is dat een van de drie redenen voor een nieuwe code. | Een nieuwe verpakkingsinhoud of een andere variant krijgt een nieuwe EAN. Zet de oude regel op vervallen in plaats van hem te overschrijven. |
| Moet je afnemer er wettelijk over geinformeerd worden? | Is er een wettelijke of dwingende verplichting om consumenten of handelspartners te informeren, dan is dat de tweede reden. | Geef in je bestand aan wat er veranderd is, zodat je afnemer zijn eigen productinformatie kan bijwerken. |
| Verandert er iets voor de keten? | Heeft de wijziging gevolgen voor hoe het product verzonden, opgeslagen of ontvangen wordt, dan is dat de derde reden. | Andere afmetingen van de omdoos of een ander aantal per laag horen in aparte kolommen, want daar plant je afnemer zijn magazijn op. |
| Geldt geen van de drie? | Dan ken je bij een wijziging aan een bestaand product geen nieuwe artikelcode toe. | Houd dezelfde EAN en hetzelfde artikelnummer en werk alleen de omschrijving of de foto bij. |
Wie deze vier vragen stelt voordat hij een nummer verandert, voorkomt de dubbele regels waar een afnemer het meest last van heeft.
Bron: GS1 Nederland, Wanneer een nieuwe artikelcode/GTIN nodig? (geraadpleegd op 2026-09-25)
Bron: Ondernemersplein, Auteursrecht (geraadpleegd op 2026-09-25)
Veelgestelde vragen
Moet ik mijn prijzen in het bestand zetten?
Dat hangt af van hoe je verkoopt. Werk je met prijzen per afnemer, dan kun je een adviesprijs of een vanafprijs opnemen en de netto prijs op aanvraag houden. De afweging tussen prijzen tonen en prijs op aanvraag staat uitgewerkt in prijzen tonen of prijs op aanvraag.
Hoe ga ik om met artikelen die maar tijdelijk leverbaar zijn?
Zet er een veld bij dat aangeeft of een artikel doorlopend of tijdelijk is, en haal vervallen artikelen niet zomaar uit het bestand. Beter is een status vervallen, zodat je afnemer ziet dat het artikel bestond en niet denkt dat er een fout in zijn koppeling zit.
Wat als ik duizenden artikelen heb?
Begin dan met het deel dat je het meest verkoopt, in de volle vorm, en vul de rest later aan. Een compleet bestand met halve gegevens is minder waard dan een kleiner bestand dat klopt. Zet er wel bij dat het een selectie is en waar de rest te vinden is.
Mag ik foto's van mijn fabrikant gebruiken?
Alleen als je daar toestemming voor hebt, en die is bij merkartikelen vaak geregeld in je afspraken met de fabrikant. Vraag het na voordat je materiaal doorgeeft aan je afnemers, want jij bent degene die het verspreidt. Een foto is een beschermd werk en de toestemming om hem te gebruiken is een licentie; een exclusieve licentie hoort op papier. Bij eigen producten is er geen twijfel en is een goede eigen opname bijna altijd beter.
Wat levert dit mij concreet op?
Minder vragen per order, minder fouten in wat er besteld wordt en een lagere drempel voor afnemers die je hele assortiment willen opnemen. Voor een webshop is bruikbare data vaak doorslaggevend bij de keuze tussen twee aanbieders die verder gelijk zijn.
Wat is Grootmarkt?
Grootmarkt is de kaart van groothandels, fabrikanten en importeurs die aan Nederland leveren, in elke branche. Zakelijke inkopers zoeken gratis; aanbieders staan er met een vaste inschrijving op.
Zorg dat inkopers je kunnen vinden
Lees hoe verkopen via de kaart werkt: aanvragen rechtstreeks in je mailbox, een vaste inschrijving van 150 euro per jaar exclusief btw, dat is 181,50 euro inclusief btw, en geen commissie op je orders.
Verkopen op GrootmarktMeld je bedrijf aan