December is voor veel horecazaken en slijterijen de drukste maand van het jaar. Er zijn bedrijfsfeesten, kerstdiners, borrels en een oudejaarsavond, en in de winkel komen klanten voor cadeaus en voor de feestdagen thuis. Wie dan zonder een bepaalde drank zit, verliest omzet die niet terugkomt. Maar wie alles in november al binnenhaalt, staat met een magazijn waar je niet meer doorheen kunt lopen.
De vraag wanneer koop je dranken in voor het seizoen gaat dus niet alleen over het moment. Hij gaat ook over hoe je de inkoop verdeelt, wat je met je leverancier afspreekt over leveringen in de drukke weken, en hoeveel ruimte je eigenlijk hebt.
Begin bij de ruimte die je hebt
Voordat je een bestelling plaatst, loont het om je opslag na te lopen. Hoeveel pallets of kratten passen er in je magazijn of kelder, en hoeveel ruimte heb je nodig om nog veilig te kunnen werken? Tel daar de koeling bij: wat je koud wilt schenken of verkopen, moet ook ergens koud kunnen staan.
Met dat getal in je hoofd verandert de vraag. Het is niet meer hoeveel je in december verkoopt, maar hoeveel je per keer in huis kunt hebben. Het verschil tussen die twee lever je in delen.
Spreid de inkoop over meerdere leveringen
Een werkbare verdeling zit vaak zo in elkaar:
- de dranken die je het hele jaar draait, bestel je zoals je gewend bent, alleen vaker of in grotere aantallen;
- de seizoensartikelen en de cadeauverpakkingen bestel je vroeg, omdat ze later op kunnen zijn;
- de rest leg je vast in een afspraak met je leverancier, met vaste leverdagen in de drukke weken.
Zo staat er in november geen voorraad voor zes weken, en heb je in december toch de zekerheid dat er geleverd wordt. Vraag je leverancier of hij met zulke afroepen werkt, en hoe ver vooruit je de aantallen moet doorgeven.
Afspraken voor de drukke weken
In december heeft elke leverancier het druk, en dat zie je terug in de leveringen. Spreek daarom vooraf af wat je kunt verwachten:
- Op welke dagen levert hij in december, en tot wanneer kun je een bestelling voor die dag nog doorgeven?
- Wat gebeurt er als een drank tijdelijk niet leverbaar is: hoor je dat bij de bestelling of pas bij de levering?
- Kun je in een noodgeval zelf afhalen, en tot hoe laat?
- Levert hij rond de feestdagen ook op andere tijden, of liggen de leveringen dan stil?
Schrijf de antwoorden op. In de tweede helft van december wil je niet meer hoeven nadenken over wie je moet bellen.
Na-levering en tekorten
Hoe goed je ook plant, in een drukke maand loopt er iets harder dan verwacht. Een bepaalde wijn of een speciaal bier is opeens op. Dan is het fijn als je al weet hoe je leverancier met een na-levering omgaat. Vraag of hij een vervangend product voorstelt, of dat je zelf moet kiezen, en hoe lang een na-levering meestal duurt.
Het helpt ook om een tweede adres te hebben voor de dranken die het snelst op zijn. Dat hoeft geen leverancier te zijn waar je alles koopt. Een groothandel of importeur die in een paar van jouw belangrijkste dranken thuis is, kan je in een drukke week veel zorgen besparen. Open een zakelijk account bij voorkeur voordat het druk wordt; in december heeft niemand tijd voor nieuwe klanten.
Fust, kratten en emballage
Bij dranken komt er altijd iets terug: kratten, fusten, statiegeld. In een maand met veel leveringen loopt dat snel op en neemt het ook ruimte in. Spreek met je leverancier af hoe en wanneer hij lege kratten en fusten weer meeneemt, en houd zelf bij wat er staat. Zo voorkom je dat je magazijn niet volloopt met volle dozen maar met lege.
Na januari
In januari valt de vraag terug, en wat er dan nog staat, moet weer verkocht worden. Kijk daarom bij de laatste bestelling in december kritisch naar de aantallen. Een paar dagen tekort aan het eind van het jaar is vaak minder erg dan een magazijn vol seizoensverpakkingen in februari.
Noteer na de feestdagen welke dranken eerder op waren dan je dacht en welke bleven staan. Met die lijst bestel je volgend jaar beter, en zit je al in september met je leverancier om tafel.
Een extra leverancier voor de drukste maand
Zoek je een tweede adres voor dranken, zie je op Grootmarkt welke drankengroothandels er staan en wat ze over zichzelf vertellen. Je hebt meteen contact met de leverancier, zonder iemand ertussen. Op je bestelling gaat bij ons geen commissie af en een contact kost je niets. Bekijk de groothandels in dranken nu, nu je nog tijd hebt om een account te openen.
