Vrijwel iedereen die inkoopt heeft één partij waar het meeste vandaan komt. Dat
is geen luiheid maar logica: je kent elkaar, de afspraken staan, de prijs is een
keer uitgewerkt en het gaat vanzelf. Tot de dag dat het niet vanzelf gaat, en
dan begint er een zoektocht op het slechtst denkbare moment.
Dit stuk gaat over de partij die je erbij houdt voor die dag. Niet als
noodgreep, maar als iets wat je rustig regelt in een week waarin er niets aan de
hand is.
Waarom zoeken onder druk zo slecht werkt
Wie zoekt omdat het moet, doet alles wat hij normaal zou doen in de verkeerde
volgorde en met de verkeerde vraag. Je belt niet om iemand te leren kennen maar
om iets gedaan te krijgen. Je vraagt niet wat de opbouw van de prijs is maar of
het volgende week kan. En je bent geneigd om ja te zeggen tegen voorwaarden waar
je in een rustige week over zou hebben nagedacht.
Daar komt bij dat je zwak staat zonder dat de ander dat hoeft te merken. Een
verkoper hoort aan je vraag dat het haast heeft. Dat maakt hem niet
onbetrouwbaar en de meeste mensen maken er geen misbruik van, maar het verandert
wel wat er te bespreken valt. Een eerste order onder tijdsdruk is bijna nooit de
order waarop je een goede afspraak maakt.
En er speelt iets praktisch dat vaak wordt vergeten: een nieuwe leverancier
heeft tijd nodig voordat hij kan leveren. Je gegevens moeten worden ingeboekt,
er moet een keer worden gekeken of hij je op rekening laat betalen, en de eerste
zending gaat vaak met een vooruitbetaling. Precies die stappen kosten de dagen
die je niet hebt.
Wat een tweede leverancier wel en niet is
Een tweede leverancier is niet dezelfde leverancier nog een keer. Als je hem
uitkiest op dezelfde kenmerken, koop je bij twee partijen in die op hetzelfde
moment hetzelfde probleem hebben, want ze halen hun spullen uit dezelfde hoek.
Zoek dus juist het verschil op. Een partij van een ander formaat, met een ander
soort klanten of met een andere herkomst van zijn voorraad. Iemand die kleinere
hoeveelheden doet dan je vaste leverancier is vaak een goede tweede, ook als hij
per stuk duurder is, omdat je hem in een krappe week met een kleine order kunt
benaderen zonder dat het gek staat.
Het is ook niet iemand die je pas belt als het misgaat. Dan heb je geen tweede
leverancier maar een telefoonnummer. Het verschil zit erin dat er ooit iets over
en weer is gegaan: een gesprek, een prijslijst, een kleine order.
En het hoeft niet om alles te gaan. Voor de meeste bedrijven zijn er twee of
drie artikelen waar echt alles op stilvalt. De rest kan een week wachten. Zoek
je tweede partij voor die twee of drie en niet voor je hele inkooplijst, anders
begin je aan iets wat je nooit afmaakt.
Hoe je hem warm houdt zonder dat het geld kost
De goedkoopste manier is ook de meest gewone: koop er af en toe echt iets. Eén
kleine order per half jaar is genoeg. Daarmee staan je gegevens in zijn systeem,
is er een keer een factuur geweest, weet je hoe zijn pakbon eruitziet en weet je
wat hij feitelijk doet in plaats van wat hij zegt.
Vraag daarnaast een keer per jaar om een actuele prijslijst voor die paar
artikelen. Dat is een normale vraag, ook zonder order erachter, en je krijgt er
bovendien iets voor terug wat je nergens anders vindt: je weet of je vaste
leverancier nog in de buurt van de markt zit. Wie dat nooit toetst, ontdekt pas
na jaren dat een prijs is meegegroeid met niets.
Wees open over de rol die hij heeft. Een leverancier die weet dat hij je tweede
partij is, kan daar prima mee leven, en het is beter dan de indruk wekken dat er
een grote order aankomt die nooit komt. De meeste groothandels kennen deze
afspraak en sommige stellen hem zelf voor.
Wanneer je hem zoekt
Het beste moment is een rustige periode in je eigen jaar, en dat is per bedrijf
een andere. Wie in de zomer druk is, zoekt in februari. Wie voor de feestdagen
werkt, doet het in het voorjaar.
Het op één na beste moment is vlak nadat het een keer is misgegaan. Dan is de
noodzaak nog voelbaar en de druk alweer weg. Dat is ook het moment waarop je
precies weet welke artikelen je in de kast had willen hebben, en dat is de lijst
waar je mee op pad gaat.
Het slechtste moment is het moment waarop je het nodig hebt. Dat is het hele
punt van dit stuk.
Wat je alvast vastlegt
Leg van je tweede partij drie dingen vast en houd ze bij je inkoopgegevens.
De eerste: bij wie je moet zijn, met een tweede naam of een algemeen adres van
de binnendienst erbij, want de persoon die jij kent is er misschien net niet.
De tweede: wat hij minimaal afneemt en wat het kost om onder die drempel te
blijven. Dat bepaalt of hij in een krappe week bruikbaar is of alleen op papier.
De derde: hoe lang de eerste zending duurt vanaf het moment dat je belt, en of
die eerste zending vooruit betaald moet worden. Dat getal is het enige dat er in
een noodsituatie echt toe doet, en het is ook het enige dat je in een krappe week
niet meer kunt uitzoeken.
Meer is het niet. Een half A4 per partij, één keer per jaar bijgewerkt, en je
hebt een probleem van een week teruggebracht tot een telefoontje.
