Je importeert een paar pallets per jaar. Een partij servies uit Portugal, een lading tuinpotten uit Polen, af en toe een container met textiel van verder weg. Op elke offerte staat een korte code met drie letters en een plaatsnaam erachter: EXW Lissabon, FCA Poznan, CIF Rotterdam. Wie veel importeert, leest daar in een oogopslag uit wie wat betaalt. Wie het een paar keer per jaar doet, schuift er vaak overheen en merkt pas bij de eerste factuur van de vervoerder wat die drie letters betekenden.
Dit stuk legt uit wat incoterms voor een kleine inkoper betekenen, welke je het vaakst tegenkomt en wat je navraagt zodra er een offerte op tafel ligt.
Wat incoterms zijn, en wat ze niet regelen
Incoterms zijn afspraken over levering die door de Internationale Kamer van Koophandel zijn vastgelegd. De huidige versie dateert uit 2020. Elke code beantwoordt drie vragen: tot waar regelt en betaalt de verkoper het vervoer, op welk moment gaat het risico op schade of verlies over naar jou, en wie zorgt voor de douanepapieren bij export en import.
Wat incoterms niet regelen, is net zo belangrijk. Ze zeggen niets over de prijs van de goederen, over het moment waarop je betaalt, over wie eigenaar is of over wat er gebeurt als de kwaliteit tegenvalt. Dat spreek je apart af, in de offerte, de orderbevestiging of de algemene voorwaarden. Een code als FOB is dus geen volledig contract, maar alleen de afspraak over de weg van de goederen.
De codes die een kleine importeur het vaakst ziet
Er zijn elf codes, maar in de praktijk kom je er een handvol tegen.
- EXW, af fabriek. De leverancier zet de goederen klaar in zijn eigen magazijn. Jij regelt het laden, het vervoer, de exportpapieren en alles daarna. Het risico ligt bij jou zodra de partij klaarstaat.
- FCA, vrachtvrij tot vervoerder. De leverancier draagt de goederen over aan de vervoerder die jij hebt gekozen, op een afgesproken plek, en regelt de exportpapieren. Daarna is het jouw zaak.
- FOB, vrij aan boord. Alleen voor vervoer over zee. De leverancier zorgt dat de goederen aan boord van het schip in de haven van vertrek staan. Vanaf dat moment draag jij het risico en betaal jij de zeevracht.
- CIF, kosten, verzekering en vracht. Ook alleen voor zee. De leverancier betaalt de vracht en een basisverzekering tot de haven van bestemming, maar het risico gaat al over zodra de goederen aan boord zijn.
- DAP, geleverd ter plaatse. De leverancier brengt de goederen tot op jouw adres of een andere afgesproken plek. Inklaren en invoerrechten zijn voor jou.
- DDP, geleverd inclusief rechten. De leverancier regelt alles, ook de invoer. Jij hoeft alleen te lossen.
Binnen de Europese Unie is er geen douane bij de grens. Daar gaat het vooral om vervoer en risico. Bij goederen van buiten de EU komen inklaring, invoerrechten en btw bij invoer erbij, en dan maakt de keuze voor een code veel meer uit.
Wat incoterms betekenen voor een kleine inkoper
Voor een grote importeur met een eigen expediteur is EXW of FOB vaak het voordeligst: hij regelt het vervoer zelf, combineert zendingen en houdt grip op de kosten. Voor jou ligt dat anders. Met een paar pallets per jaar heb je zelden een vaste expediteur, en elke losse zending kost uitzoekwerk.
Daarom kiezen veel kleine inkopers voor een code waarbij de leverancier meer regelt. Bij DAP komt de partij tot aan je deur en hoef je alleen de invoer te regelen als de goederen van buiten de EU komen. Bij DDP heb je helemaal geen omkijken naar de douane. Het nadeel is dat je minder ziet wat het vervoer werkelijk kost, omdat het in de prijs van de goederen zit. Vergelijk daarom nooit alleen de prijs per stuk, maar altijd de prijs op je eigen adres.
Let ook op het moment waarop het risico overgaat. Bij CIF lijkt het alsof de leverancier alles tot Rotterdam regelt, maar raakt de partij onderweg beschadigd, dan is het jouw schade en moet jij de verzekering aanspreken. Vraag bij CIF dus altijd na welke dekking die verzekering heeft.
Stappen voor je volgende offerte
Een vaste volgorde helpt om niets te vergeten.
- Kijk welke code er op de offerte staat, en welke plaats erachter. FCA Hamburg is iets anders dan FCA bij de leverancier voor de deur.
- Reken uit wat je zelf nog moet regelen en betalen tot de goederen in je eigen magazijn staan: vervoer, laden en lossen, inklaren, invoerrechten, btw bij invoer en een eventuele verzekering.
- Vraag een tweede offerte op basis van een andere code, bijvoorbeeld DAP op je eigen adres, en leg de twee naast elkaar.
- Leg vast wie het transport boekt en wie je belt als de zending vertraagd is.
- Zet de gekozen code met plaats en versie in je inkooporder, bijvoorbeeld DAP Utrecht Incoterms 2020.
Veelgestelde vragen van kleine importeurs
Moet ik een expediteur hebben? Bij EXW, FCA en FOB wel, of in elk geval een vervoerder die de zending voor jou ophaalt. Bij DAP en DDP regelt de leverancier dat.
Wie betaalt de btw bij invoer? Bij DDP de leverancier, bij alle andere codes jij. Die btw kun je als ondernemer meestal weer verrekenen, maar je moet hem wel eerst voorschieten of laten verleggen.
Kan ik een code laten aanpassen? Ja. Een leverancier biedt vaak de code aan die hij gewend is, maar de meeste zijn bereid een andere te noemen als je erom vraagt. Het kost hooguit een aangepaste prijs.
Wat als er niets op de offerte staat? Vraag het na voordat je bestelt. Zonder afspraak is het bij een probleem jouw woord tegen dat van de leverancier.
Een importeur of leverancier zoeken die bij je past
Op Grootmarkt staan Nederlandse en Europese groothandels, fabrikanten en importeurs, te doorzoeken op branche en plaats. Werk je liever met een importeur die de invoer al voor je heeft geregeld, dan is dat vaak de eenvoudigste weg voor wie maar een paar pallets per jaar afneemt. Je aanvraag gaat rechtstreeks naar de leverancier, en je spreekt je leveringsvoorwaarden met hem zelf af. Met de knop open je het overzicht van importeurs per branche.
