Kantoorartikelen zijn geen spannende inkoop. Pennen, papier, mappen, nietjes en printerbenodigdheden koop je meestal pas als ze op zijn. Toch loont het om er aan het einde van het jaar even voor te gaan zitten. Wie kantoorartikelen inkopen voor het nieuwe jaar vooraf regelt, heeft in januari minder losse bestellingen, minder verrassingen op de factuur en een kast die gewoon gevuld is.
Hieronder vind je wat je in december afspreekt, wat je een leverancier vraagt en hoe je een jaar vol kleine spoedbestellingen voorkomt.
Waarom december een goed moment is
Aan het einde van het jaar heb je een goed beeld van wat je afgelopen maanden hebt verbruikt. Je weet hoeveel dozen papier er doorheen gingen, welke artikelen steeds op waren en wat er onnodig lang in de kast lag. Dat is precies de informatie die je nodig hebt om slim in te kopen.
Daarnaast verandert er in januari vaak iets. Leveranciers passen hun assortiment of voorwaarden aan, en in je eigen bedrijf komen er misschien mensen bij of verandert de manier van werken. Door in december vast te leggen wat je nodig hebt, begin je het nieuwe jaar met een plan in plaats van met een lege kast.
Kantoorartikelen inkopen voor het nieuwe jaar: begin bij je verbruik
Voor je een leverancier benadert, kijk je eerst naar jezelf. Een korte inventaris is genoeg.
- Wat gebruik je elke maand? Denk aan papier, pennen, notitieblokken, enveloppen en printerbenodigdheden.
- Wat gebruik je af en toe, maar wil je wel op voorraad hebben? Bijvoorbeeld mappen, ordners, etiketten of verzendmateriaal.
- Wat kocht je vorig jaar te veel van, en wat was steeds op?
- Werken er volgend jaar meer of minder mensen? Komt er een extra werkplek bij?
Met die lijst weet je wat je ongeveer per kwartaal of per half jaar nodig hebt. Dat is een betere basis voor een gesprek met een leverancier dan een losse bestelling van wat er toevallig op is.
Wat je vastlegt met je leverancier
Als je weet wat je nodig hebt, kun je afspraken maken. Niet elke leverancier werkt hetzelfde, dus vraag het na.
- Kan ik vaste artikelen in een vast ritme laten leveren, bijvoorbeeld per maand of per kwartaal?
- Zijn er voorwaarden bij grotere afname, zoals een andere prijs per stuk of gratis verzending boven een bepaald bedrag?
- Gelden de huidige voorwaarden ook in het nieuwe jaar, of verandert er iets per januari?
- Hoe snel kan ik bijbestellen als iets onverwacht op is?
- Krijg ik een overzicht van wat ik heb besteld, zodat ik mijn verbruik kan bijhouden?
Vraag de afspraken schriftelijk. Dan weet je in maart nog wat je in december hebt afgesproken, en hoef je niet te zoeken in losse mails.
Papier en printerbenodigdheden apart bekijken
Papier en printerbenodigdheden zijn vaak de grootste posten binnen kantoorartikelen. Ze verdienen daarom een eigen blik. Kijk welke papiersoort je echt nodig hebt en of je daar telkens dezelfde van koopt. Een vaste soort maakt het makkelijker om vooraf een grotere hoeveelheid af te nemen.
Bij printerbenodigdheden let je op welk model printer je gebruikt en welke cartridges of toner daarbij horen. Vraag de leverancier of hij die vast kan leveren, en of hij een melding doet als een artikel uit het assortiment gaat. Niets is zo vervelend als een printer die stil staat omdat de juiste toner even niet te krijgen is.
Een of meerdere leveranciers?
Veel bedrijven kopen kantoorartikelen bij meerdere winkels tegelijk: papier hier, pennen daar, iets extra's bij een webshop. Dat werkt, maar het kost tijd en geeft weinig overzicht. Met een of twee vaste leveranciers voor het grootste deel van je kantoorartikelen houd je het eenvoudiger.
Twee is vaak een goede balans. Een vaste leverancier voor het meeste van je inkoop, en een tweede voor als de eerste iets niet kan leveren of voor specifieke artikelen. Zo ben je niet volledig afhankelijk van een partij, en houd je toch overzicht.
Een korte checklist voor december
- Zet op papier wat je afgelopen jaar hebt verbruikt.
- Bepaal wat je per maand of kwartaal nodig hebt.
- Vraag een of twee leveranciers naar vaste levering en voorwaarden voor het nieuwe jaar.
- Leg papier en printerbenodigdheden apart vast.
- Spreek af hoe je bijbestelt als iets onverwacht op is.
- Bewaar de afspraken op een plek waar je ze terugvindt.
Een groothandel in kantoorartikelen vinden
Zoek je een leverancier die zakelijk levert en met je meedenkt over vaste bestellingen? Op Grootmarkt staan leveranciers in kantoor en media, van groothandel tot fabrikant en importeur. Je bekijkt hun profiel en stuurt je vraag rechtstreeks naar het bedrijf, zonder tussenpersoon en zonder kosten voor jou als inkoper. Achter de knop staan de groothandels in kantoor en media bij elkaar.
