Inkopen bij een groothandel: zo begin je
Van KvK-inschrijving tot je eerste bestelling, de stappen op een rij.
1Wat je vooraf nodig hebt
Een inschrijving bij de Kamer van Koophandel en een btw-nummer zijn de basis. Zonder die twee kom je bij de meeste groothandels niet langs de aanmelding. Zorg dat je bedrijfsgegevens kloppen met wat er in het Handelsregister staat, want daar wordt op gecontroleerd.
Bedenk vooraf ook wat je werkelijk nodig hebt: welke artikelen, hoeveel per maand, en hoe snel je ze moet kunnen krijgen. Met die drie getallen voer je een heel ander gesprek dan met de vraag "wat kost het?".
2De juiste leverancier kiezen
Kijk verder dan de prijs per stuk. Levergebied, minimumafname, levertijd en of je kunt afhalen bepalen samen of een leverancier bij je past. Een partij die twintig cent duurder is maar dezelfde dag levert, kan je meer opleveren dan de goedkoopste met drie weken wachttijd.
Vraag altijd of je met de leverancier zelf te maken hebt of met een tussenpersoon. Dat verschil merk je pas als er iets misgaat met een levering.
3Prijzen en staffels opvragen
Groothandelsprijzen staan zelden openbaar op de site, omdat ze per klant en per afgenomen volume verschillen. Vraag om een prijslijst met staffels: dan zie je bij welke aantallen de prijs per stuk daalt en kun je bepalen of het loont om groter in te kopen.
Let op of de genoemde prijs exclusief btw is, of transportkosten erbij komen en vanaf welk orderbedrag er gratis geleverd wordt. Die drie posten verklaren de meeste verschillen tussen offertes die op het eerste gezicht gelijk lijken.
4De eerste order plaatsen
Begin klein. Een eerste bestelling is vooral een test: klopt de kwaliteit met wat er beloofd is, wordt de levertijd gehaald, en hoe reageert de leverancier als je een vraag stelt.
Leg de afspraken vast in de orderbevestiging: aantallen, prijs, levertijd, en wat er gebeurt bij schade of een tekort. Een leverancier die dat niet op papier wil zetten, vertelt je daarmee iets.
5Waar het meestal misgaat
De drie klassiekers: te groot beginnen bij een onbekende partij, transportkosten vergeten mee te rekenen, en aannemen dat een monster representatief is voor de hele partij.
Een vierde die vaker voorkomt dan je denkt: geen schriftelijke afspraak over wat er gebeurt als er te weinig geleverd wordt. Regel dat vooraf, niet als het al fout is.
Zelf een leverancier zoeken
Zoeken en aanvragen is gratis voor inkopers. Alle bedrijven zijn gecontroleerd bij de Kamer van Koophandel.