Zodra het buiten kouder wordt, drinken mensen meer koffie en thee. Een lunchroom merkt het aan de kassa, een kantoorleverancier aan de nabestellingen en een winkel met een theehoek aan de schappen die sneller leeg zijn. Het is een voorspelbare beweging, en toch staan veel ondernemers er elk jaar weer van te kijken dat hun voorraad halverwege november op is.
Wanneer koop je koffie en thee in voor het seizoen? Die vraag lijkt simpel. Het antwoord is het niet, omdat je met twee dingen tegelijk rekent: de vraag die stijgt en de houdbaarheid die gelijk blijft. Wie te vroeg te veel koopt, verkoopt in februari koffie waarvan de smaak al minder is. Wie te laat koopt, heeft in december lege potten.
Wat er in de winter verandert
De stijging zit niet overal even sterk. Gemalen koffie en bonen voor het apparaat lopen harder bij zaken met veel vaste klanten, zoals kantoren en kantines. Thee en speciale melanges lopen harder bij winkels en lunchrooms, waar klanten iets warms willen en ook iets nieuws proberen. Cadeauverpakkingen en losse thee in mooie blikken verkopen vooral in de aanloop naar kerst.
Kijk dus eerst in je eigen cijfers van vorig jaar. Welke soorten liepen in de winter harder, en vanaf welke week? Dat is je beste voorspelling. Heb je die cijfers niet, noteer dan dit jaar per week wat je verkoopt. Volgend jaar heb je er plezier van.
Houdbaarheid bepaalt hoeveel je in huis haalt
Koffie en thee bederven niet snel, maar ze verliezen wel aroma. Daarom is de houdbaarheidsdatum niet het enige getal waar je naar kijkt. Vraag je leverancier ook wanneer de koffie gebrand is of wanneer de thee verpakt is, en hoe hij adviseert om het te bewaren.
Een paar vragen die je helpen:
- Hoe lang is een product houdbaar vanaf het moment dat het bij jou binnenkomt, en niet vanaf het moment dat het gemaakt is?
- Wordt de koffie in kleinere verpakkingen geleverd die je pas opent als je ze nodig hebt?
- Hoe bewaar je het beste wat je in huis hebt: koel, donker, droog, in de originele verpakking?
- Wat gebeurt er met een partij die bij levering al een korte houdbaarheid heeft?
Met de antwoorden weet je hoeveel weken voorraad je verantwoord kunt hebben. Dat getal is belangrijker dan de vraag hoeveel je in de winter verkoopt.
Liever vaker kleiner dan een keer groot
Omdat de houdbaarheid je beperkt, werkt het in de winter vaak beter om vaker te bestellen dan om in oktober alles tegelijk te laten komen. Bespreek met je leverancier of dat kan. Sommige groothandels hebben een vaste leverdag in de week, andere werken met een minimum per bestelling. Weet je dat vooraf, dan plan je de leveringen zo dat je nooit meer dan een paar weken voorraad hebt en nooit zonder zit.
Bij de seizoensartikelen ligt het anders. Een kerstmelange of een cadeaublik wordt meestal een keer gemaakt en is daarna op. Die bestel je vroeg, en in een aantal dat je zeker verkoopt. Een paar te weinig is hier beter dan een doos die in januari nog in de hoek staat.
Wat je afspreekt over de drukke weken
In december is het niet alleen bij jou druk, maar ook bij je leverancier en bij de vervoerders. Vraag daarom in oktober al hoe de leveringen rond de jaarwisseling lopen. Levert hij op dezelfde dagen, of verschuift er iets rond de feestdagen? Tot wanneer kun je voor een levering bestellen? En wat doet hij als een soort tijdelijk niet leverbaar is: stelt hij zelf iets anders voor, of hoor je het pas bij de levering?
Leg die antwoorden vast. In een volle week heb je geen tijd om uit te zoeken hoe het zat.
Een tweede adres voor wat het hardst loopt
Heb je een vaste koffieleverancier, dan is het verstandig om voor de winter ook een tweede adres te kennen. Niet om alles te verplaatsen, maar voor het geval een melange op is of een levering niet komt. Een groothandel of importeur die thee of bonen voert die op die van jou lijken, kan dan een gat vullen. Open een zakelijk account voordat je hem nodig hebt; in de drukke weken is daar weinig ruimte voor.
Na de winter terugkijken
Als het voorjaar begint, daalt de vraag weer. Kijk dan wat er over is en hoe lang het nog goed is. Wat eerder op was, zet je volgend jaar hoger in. Wat bleef staan, zet je lager in of laat je weg. Zo wordt elk seizoen een stukje beter voorspelbaar, en hoef je minder te gokken.
Zoek je een leverancier in koffie en thee?
Een groothandel in koffie en thee zoeken voor de wintermaanden? Grootmarkt laat de leveranciers in deze branche zien, ieder met de gegevens die het bedrijf zelf invult. Jij belt of mailt de leverancier die je aanspreekt, zonder tussenpersoon. Over je bestelling betaal je ons geen commissie, en voor het contact betaal je ons ook niets. Kijk rustig rond nu de koude maanden nog moeten beginnen.
