Op de website van een groothandel staat bij een artikel "op voorraad". Je bestelt, en een paar dagen later blijkt dat de partij pas over twee weken binnenkomt. Dat gebeurt vaker dan je zou willen. Niet omdat de leverancier je bewust iets wijsmaakt, maar omdat "op voorraad bij een groothandel" lang niet altijd betekent wat jij denkt dat het betekent.
Hieronder zie je wat er achter die woorden kan zitten, wat je navraagt voordat je een order plaatst en hoe je voorkomt dat een lege plank bij je leverancier een lege plank in jouw winkel wordt.
Wat "op voorraad" kan betekenen
Voor de ene leverancier betekent op voorraad dat de dozen in zijn eigen magazijn staan en vandaag nog kunnen worden ingepakt. Voor de andere betekent het dat zijn eigen leverancier het artikel heeft en dat hij het kan doorleveren. Weer een ander toont op zijn site wat er vanochtend stond, terwijl er sindsdien al tien bestellingen zijn binnengekomen.
Er zijn grofweg drie situaties:
- Eigen voorraad. Het product ligt bij de leverancier zelf. Dit is meestal het snelst, maar ook hier kan een grote bestelling van een ander net voor de jouwe gaan.
- Voorraad bij de bron. De groothandel bestelt het voor jou door bij een fabrikant of importeur. Er zit dan een extra schakel tussen, en dus extra tijd.
- Verwachte voorraad. Het artikel is besteld en onderweg. Op sommige sites telt dat al mee als beschikbaar.
Geen van deze drie is fout. Het gaat mis als jij uitgaat van de eerste situatie en het in werkelijkheid de tweede of derde is.
Op voorraad bij een groothandel: de vragen voor je bestelt
Een korte vraag vooraf scheelt veel gedoe achteraf. Stel deze vragen, zeker bij een eerste bestelling of een grote partij.
- Ligt dit artikel bij u in het magazijn, of bestelt u het door?
- Hoeveel stuks zijn er op dit moment beschikbaar? Is dat genoeg voor mijn hele bestelling?
- Wat is de levertijd als het op voorraad is, en wat als het moet worden nabesteld?
- Reserveert u de voorraad voor mij zodra ik bestel, of pas als ik betaald heb?
- Wat doet u als een deel niet leverbaar blijkt? Stuurt u een deellevering, of wacht u tot alles compleet is?
Vraag het antwoord zwart op wit, bijvoorbeeld in de bevestiging van je bestelling. Een leverancier die er duidelijk over is, weet meestal ook goed wat er in zijn magazijn ligt.
Rechtstreeks vragen werkt beter dan raden
Hoe dichter je bij de leverancier zit, hoe beter het antwoord. Een aanvraag gaat rechtstreeks naar de mailbox van de leverancier, niet naar een tussenpartij. Dat betekent dat de persoon die jouw vraag leest, ook de persoon is die de voorraad kent of er zo achter kan komen.
Leg in je aanvraag duidelijk uit wat je nodig hebt: welk artikel, hoeveel stuks en wanneer je het uiterlijk in huis wilt hebben. Dan kan de leverancier gericht antwoorden in plaats van algemeen. Een vage vraag krijgt een vaag antwoord; een concrete vraag krijgt een antwoord waar je op kunt plannen.
Levertijd en voorraad zijn twee verschillende dingen
Ook als een artikel echt op voorraad ligt, staat het nog niet bij jou. Tussen het moment van bestellen en de levering zit verwerking, inpakken en transport. Vraag daarom altijd naar beide: is het er, en wanneer kan het bij mij zijn?
Let daarbij op drukke periodes. Vlak voor kerst en oud en nieuw, rond het begin van een seizoen of na een actie van de leverancier zelf, loopt de verwerking vaak uit. Een artikel dat normaal binnen een paar dagen komt, kan dan langer onderweg zijn. Plan in die weken ruimer, en bestel liever iets eerder dan te laat.
Zo voorkom je een lege plank
Je hebt niet alles in de hand, maar met een paar gewoontes maak je je minder afhankelijk van wat er toevallig op voorraad is.
- Bestel je vaste artikelen op tijd bij, zodat er ruimte is voor een kleine vertraging.
- Houd van je best lopende producten een kleine reserve aan, vooral in drukke periodes.
- Zorg dat je voor belangrijke artikelen een tweede leverancier kent, zodat je kunt uitwijken als de eerste niet kan leveren.
- Noteer per leverancier hoe vaak het klopte wat er op voorraad stond. Na een paar bestellingen weet je bij wie je erop kunt rekenen.
Gebeurt het toch dat een bestelling niet leverbaar is, neem dan meteen contact op. Vraag wat er wel kan: een deel nu, een vergelijkbaar artikel, of een nieuwe datum. Hoe eerder je het weet, hoe meer keuzes je nog hebt.
Een leverancier die eerlijk is over zijn voorraad
Uiteindelijk werk je het liefst met leveranciers die zeggen hoe het zit, ook als het antwoord niet is wat je wilde horen. Een leverancier die eerlijk zegt dat iets pas volgende week komt, is meer waard dan een die alles op voorraad noemt en daarna steeds uitstelt.
Op Grootmarkt zoek je leveranciers per branche en regio, vergelijk je profielen en stel je je vraag over voorraad en levertijd rechtstreeks aan het bedrijf. Dat kost je als inkoper niets. De knop brengt je naar alle groothandels en leveranciers op een rij.
