Elk jaar rond deze tijd gaat bij veel bedrijven hetzelfde lijstje rond: wie krijgt er iets bij de jaarwisseling, en wat wordt het? Een fles, een pakket, een mok of pen met het eigen logo, een notitieboek, een sjaal. De keuze is vaak snel gemaakt. Het moment waarop je hem maakt, is waar het misgaat.
Wie pas in december gaat bestellen, merkt dat bedrukte artikelen niet van de plank komen. Ze moeten gemaakt, bedrukt, nagekeken en verstuurd worden, en in de laatste maanden van het jaar wil iedereen dat tegelijk. De vraag wanneer koop je promotieartikelen en relatiegeschenken in voor het seizoen heeft daarom een kort antwoord: eerder dan je denkt.
Waarom bedrukte artikelen tijd kosten
Een relatiegeschenk zonder logo kun je vaak uit voorraad halen. Zodra er een logo, een naam of een tekst op moet, wordt het een klein productietraject. De leverancier moet het artikel hebben, de drukker moet je ontwerp klaarzetten, er komt een proefdruk die jij goedkeurt, en pas daarna gaat de oplage in productie.
Elke stap kost tijd, en bij elke stap kan iets terugkomen. Een logo dat niet scherp genoeg is aangeleverd, een kleur die op het materiaal anders uitvalt, een tekst met een fout erin. Dat is normaal, maar het betekent dat je ruimte nodig hebt tussen de bestelling en het moment waarop je de geschenken wilt uitdelen.
De proefdruk is geen formaliteit
Je krijgt bij bedrukte artikelen bijna altijd een proefdruk of een digitaal voorbeeld om goed te keuren. Neem daar de tijd voor. Kijk niet alleen of het logo erop staat, maar ook of het op de juiste plek staat, of de kleuren kloppen en of de tekst foutloos is. Laat het iemand anders ook bekijken.
Wat je in de proef goedkeurt, is wat je krijgt. Ontdek je een fout pas als de doos binnenkomt, dan is er in december meestal geen tijd meer om het over te doen. Vraag je leverancier ook hoe hij omgaat met kleurverschillen: wordt er gedrukt in de kleuren van je huisstijl, of in de dichtstbijzijnde kleur die op dat materiaal kan?
Wat je in oktober nog kunt
Begin je nu, dan heb je nog keuze. Je kunt artikelen vergelijken, een paar monsters opvragen, de proefdruk rustig nakijken en een levering plannen voordat de drukste weken beginnen. Je kunt ook nog uitwijken als een artikel niet in de gewenste kleur of het gewenste aantal leverbaar is.
Een paar dingen om nu te regelen:
- Bepaal hoeveel stuks je nodig hebt, en tel er een kleine reserve bij voor nieuwe relaties of nieuwe collega's.
- Zorg dat je logo in een bruikbaar bestand klaarstaat, zoals de leverancier het vraagt.
- Vraag per leverancier wat de minimale oplage is en of je daar de bedrukking bij moet rekenen.
- Spreek een leverdatum af en vraag wat er gebeurt als die niet gehaald wordt.
Hoe later je begint, hoe kleiner de keuze. Wat in oktober nog een vergelijking tussen drie artikelen is, wordt later een kwestie van nemen wat er nog is.
Wat er in december lastig wordt
In de slotweken van december zijn drukkers en vervoerders vol. Een bestelling die in het voorjaar vlot verloopt, kan dan langer duren. Een herdruk na een fout is vaak niet meer in te plannen. En als een artikel op is bij de fabrikant, is er geen tijd meer om op een nieuwe partij te wachten.
Daarom kiezen veel bedrijven die laat zijn voor iets zonder bedrukking, of voor een artikel dat al op voorraad bedrukt kan worden. Dat is een prima uitweg, maar het is een andere keuze dan je misschien wilde maken.
Een andere uitweg is splitsen. Bestel nu de geschenken voor de relaties die het belangrijkst zijn, met bedrukking en al, en houd voor de rest een eenvoudiger artikel achter de hand dat je later nog kunt aanvullen. Zo is het deel dat er echt toe doet op tijd, en hoef je in december alleen nog aan te vullen wat makkelijk leverbaar is.
Verpakken en versturen
Denk ook aan de laatste stap: hoe komt het geschenk bij de ontvanger? Lever je het zelf af, deel je het uit op een bijeenkomst of gaat het per post? Vraag of de leverancier per stuk kan verpakken, of een kaartje kan bijvoegen, en of hij ook naar meerdere adressen kan versturen. Regel je dat zelf, reken dan de tijd mee die het inpakken bij jou kost.
Na het jaareinde
Noteer na de feestdagen wat goed viel en wat minder. Welke artikelen kregen een reactie, wat bleef liggen, hoe liep de levering? Met die aantekeningen begin je volgend jaar in september, en dan is de vraag wanneer je moet bestellen al beantwoord.
Een leverancier voor bedrukte artikelen vinden
Zoek je een partij die je logo op een geschenk zet? Op Grootmarkt staat een overzicht van groothandels in promotieartikelen en relatiegeschenken, met wat elk bedrijf over zichzelf vertelt. Je benadert de leverancier zelf, en het gesprek gaat rechtstreeks tussen jullie twee. Wat je bestelt, gaat zonder commissie, en een aanvraag versturen is gratis. Begin er deze maand mee, dan heb je de proefdruk binnen voordat de drukkers volgeboekt raken.
