Aan het eind van het jaar tellen veel ondernemers hun voorraad. Elke doos, elke pallet, elk artikel in de schap. Het is een klus waar niemand op zit te wachten, en hij wordt zwaarder naarmate er meer staat. Daarom is de voorraad aan het jaareinde ook een inkoopvraag: wat bestel je in de laatste weken nog, en wat laat je liever wachten tot na de telling?
Dit stuk gaat niet over de boekhouding of over belastingen. Daarvoor heb je je boekhouder. Het gaat over de praktische kant: hoe je je bestellingen rond de jaarwisseling plant, zodat de telling overzichtelijk blijft en je in januari niet met lege schappen of een vol magazijn begint.
Waarom je inkoop en de telling bij elkaar horen
Wat je in december bestelt, moet je in de laatste dagen van het jaar ook tellen. Komt er op 30 december nog een grote levering binnen, dan sta je met dozen die nog niet uitgepakt zijn en die je toch moet meenemen. Dat geeft fouten en kost tijd.
Andersom kan een te strenge stop op inkoop je ook opbreken. Als je in december niets meer bestelt om de telling klein te houden, loop je het risico dat je juist in de drukke weken tekort komt. Het gaat om de balans: genoeg in huis voor de verkoop, zonder dat je magazijn op de teldag voller is dan nodig.
Wat je voor de telling nog wel bestelt
Bestel wat je in december echt verkoopt of gebruikt. Denk aan je snellopers, aan seizoensartikelen voor de feestdagen en aan verbruiksartikelen die je dagelijks nodig hebt. Daar wil je geen tekort aan, ook niet met het oog op de telling.
Plan die bestellingen zo dat ze ruim voor de teldag binnen zijn. Spreek met je leverancier een leverdatum af die een paar dagen voor de telling ligt, zodat je de goederen kunt uitpakken, wegzetten en in je systeem kunt boeken. Vraag ook of je leverancier tussen kerst en oud en nieuw gewoon levert. Veel groothandels werken die week met andere tijden, en een levering die doorschuift naar januari is niet erg zolang je dat vooraf weet.
Wat je beter laat wachten tot januari
Grote voorraden voor het voorjaar kun je vaak beter na de telling laten komen. Een pallet tuinartikelen of de eerste lente-collectie hoeft niet op 28 december binnen te zijn. Vraag of die levering in de eerste of tweede week van januari kan komen.
Datzelfde geldt voor aanbiedingen aan het eind van het jaar. Een leverancier die zijn magazijn leeg wil hebben, biedt soms korting op grote partijen. Dat kan aantrekkelijk zijn, maar je haalt er ook extra voorraad mee binnen die je moet tellen en opslaan. Vraag jezelf af of je die partij ook in januari had willen kopen. Zo ja, vraag of de korting dan ook nog geldt. Zo nee, laat hem liggen.
De telling als moment om je inkoop te bekijken
Een voorraadtelling laat zien wat er echt staat. Dat is vaak anders dan wat je denkt. Artikelen die al maanden niet bewegen, dozen die nooit uitgepakt zijn, een product waar je er drie keer te veel van hebt. Gebruik die informatie voor je inkoop in het nieuwe jaar.
Maak na de telling een korte lijst:
- welke artikelen je te veel hebt en voorlopig niet bijbestelt;
- welke artikelen bijna op zijn en snel aangevuld moeten worden;
- welke artikelen al lang stilliggen en uit je assortiment kunnen.
Die lijst is goud waard als je in januari met je leveranciers om tafel gaat. Je weet dan precies waar je meer en minder van nodig hebt, en je kunt gericht bestellen in plaats van op gevoel.
Wat je met een overschot doet
Blijkt er bij de telling een flinke partij te staan die niet verkoopt, denk dan na voor je hem afschrijft. Sommige leveranciers nemen ongeopende artikelen terug of ruilen ze, zeker als je al langer bij ze inkoopt. Vraag het, maar reken er niet op. Een andere optie is om de partij als restpartij aan te bieden aan een opkoper of aan een collega die er wel klanten voor heeft.
Voor de volgende keer helpt het om kleiner te bestellen bij nieuwe artikelen, en pas groter te gaan als je weet dat ze lopen.
Een voorraadtelling voorbereiden met je leveranciers
Een voorraadtelling gaat sneller als je leveranciers weten dat hij eraan komt. Laat ze in november weten op welke dag je telt en tot wanneer je nog leveringen aanneemt. Een groothandel die dat weet, kan je laatste order zo plannen dat hij op tijd binnen is, of hem bewust doorschuiven naar de eerste week van januari.
Vraag ook of je een overzicht kunt krijgen van wat je het afgelopen jaar bij hem hebt besteld, per artikel. Veel leveranciers kunnen dat uit hun systeem halen. Leg dat overzicht naast je telling. Zie je een artikel dat je vaak bestelde maar dat nu nog in grote aantallen staat, dan weet je dat je er te veel van inkoopt.
Let bij de telling ook op artikelen die bij een leverancier in bestelling staan maar nog niet geleverd zijn. Die tel je niet mee als voorraad, maar ze horen wel in je planning voor januari. Een korte lijst met openstaande bestellingen, per leverancier en met de verwachte leverdatum, voorkomt dat je in januari iets dubbel bestelt.
Zo wordt de telling niet alleen een plicht voor de boeken, maar ook het begin van een betere inkoop.
Voorraadbeheer na de telling: een ondergrens per artikel
De telling is het beste moment om je voorraadbeheer voor het nieuwe jaar op te zetten. Je weet op dat moment precies wat er staat, en dat is een schoon startpunt.
Geef je belangrijkste artikelen een ondergrens: het aantal waarop je bijbestelt. Reken daarvoor met je weekverkoop en met de tijd die een levering onderweg is. Een artikel dat je wekelijks verkoopt en dat een week onderweg is, bestel je bij voordat je onder een week voorraad zakt. Zet die ondergrens bij het artikel in je lijst, zodat ook een collega weet wanneer het tijd is.
Controleer de grenzen een paar keer per jaar. In de drukke maanden ligt hij hoger, in de rustige lager.
Met een gratis inkopersaccount op Grootmarkt kun je je voorraad per categorie bijhouden en barcodes scannen. Zakt een product onder je ondergrens, dan krijg je een pushmelding en zie je met een tik welke leveranciers het leveren.
Zo bestel je rond de telling gericht
Op Grootmarkt vind je groothandels en leveranciers per branche en per plaats, gratis en zonder account. Bij leveranciers met een catalogus leg je producten in je aanvraagwagen. Per leverancier gaat er een aanvraag uit, rechtstreeks naar hem toe. De aanvraagwagen rekent niets af; de betaling regel je later met het bedrijf. Zet in je aanvraag de leverdatum die je wilt, voor of na de telling, zodat het bedrijf zijn planning erop kan maken.
Zo start januari met een magazijn dat klopt met wat je verkoopt.
