Er is een manier om een onbekende leverancier te leren kennen die minder tijd
kost dan zoeken en meer oplevert dan lezen: hem iets vragen. Niet uit
wantrouwen, en niet als verhoor. Gewoon een paar gewone vragen waarvan het
antwoord je meer vertelt dan de vraag doet vermoeden. Wie een gesprek van tien
minuten voert met de goede vragen erin, weet vaak meer dan iemand die een uur
heeft zitten zoeken.
Dit stuk gaat niet over wat je nakijkt. Het gaat over wat je vraagt, en vooral
over hoe je het antwoord weegt. Want de inhoud van het antwoord is maar de helft.
De andere helft is de manier waarop het gegeven wordt.
Wie tekent er bij jullie
Begin met de saaiste vraag die er is: wie ondertekent straks de overeenkomst, en
wie is dat op papier. Een goed antwoord is een naam en een functie, zonder
aarzeling. Bij een klein bedrijf is dat vaak de eigenaar zelf, bij een groter
bedrijf een commercieel verantwoordelijke, en beide zijn prima.
Wat je wilt horen is dat er iemand is. Wat je niet wilt horen is de zin die
begint met dat het wel goed komt. Een leverancier die op de vraag wie er tekent
antwoordt dat ze dat later wel regelen, heeft daarmee zijn antwoord gegeven. Niet
omdat hij per se iets te verbergen heeft, maar omdat je nu al weet dat je bij een
probleem eerst zult moeten uitzoeken bij wie je moet zijn.
Wat is je levertijd als het tegenzit
Vraag niet naar de levertijd. Die staat in elke offerte en hij is altijd
optimistisch. Vraag naar de levertijd als het tegenzit: wat gebeurt er als de
zending later binnenkomt dan gepland.
Een goed antwoord is concreet en enigszins ongemakkelijk. Iemand die dit vaker
heeft meegemaakt, vertelt je wat er dan gebeurt: dat hij belt zodra hij het
zelf weet, dat hij deelleveringen doet, dat hij een alternatief artikel
aanbiedt, of dat hij in het uiterste geval bij een collega inkoopt. Dat is een
antwoord van iemand die het echt heeft meegemaakt.
Een slecht antwoord is de belofte dat het niet gebeurt. Elke leverancier heeft
weleens een zending die niet op tijd is. Wie beweert van niet, vertelt je niet
iets over zijn logistiek maar iets over zijn omgang met vervelend nieuws. En dat
is precies het moment waarop jij hem nodig hebt.
Wat gebeurt er als een partij niet deugt
De derde vraag gaat over de partij die binnenkomt en niet is wat hij moet zijn.
Verkeerde uitvoering, beschadiging, of gewoon niet de kwaliteit die je verwacht
had. Hoe gaat dat hier.
Let hier vooral op de vraag wie ernaar kijkt en wie het transport betaalt. Een
antwoord waarin de leverancier zegt dat hij het eerst zelf komt bekijken of dat
hij op een foto afgaat, is bruikbaar, want je weet wat er gaat gebeuren. Een
antwoord waarin alles afhangt van een afweging achteraf zonder dat duidelijk is
wie die afweging maakt, laat je met een open eind zitten. En een antwoord
dat naar de voorwaarden verwijst zonder verder iets te zeggen, is een uitnodiging
om die voorwaarden te gaan lezen. Doe dat dan ook.
Met wie heb ik contact als jij er niet bent
Dit is de vraag die het vaakst wordt overgeslagen en die het meest zegt over de
organisatie erachter. Een handelsrelatie loopt niet via een bedrijf maar via een
persoon, en die persoon heeft vakantie, wisselt van baan of wordt ziek.
Een goed antwoord is een tweede naam, of een mailadres van de binnendienst waar
meerdere mensen op zitten. Een minder goed antwoord is dat je hem altijd op zijn
mobiel kunt bereiken. Dat is aardig bedoeld en het gaat een keer misgaan op het
moment dat het uitkomt.
Hoe kom ik aan mijn prijs
Vraag ten slotte niet alleen naar de prijs maar naar de opbouw ervan. Waar begint
de staffel, wat gebeurt er als je een keer minder afneemt, en wat zit er wel en
niet in het bedrag. Een groothandel die zijn eigen prijsopbouw kan uitleggen, kan
je later ook uitleggen waarom een factuur afwijkt van wat je dacht.
Iemand die daarentegen meteen een scherpe prijs noemt zonder te weten hoeveel je
afneemt, geeft je een getal dat bij de eerste bestelling verdwijnt. Dat is niet
per se onwil. Het betekent vaak dat hij je order graag wil en dat hij de details
naar achteren schuift. Prettig in het gesprek, minder prettig op de factuur.
Hoe je het geheel weegt
Een enkel ontwijkend antwoord zegt weinig. Mensen worden gebeld terwijl ze met
iets anders bezig zijn, en niet iedereen is even scherp op de dag dat jij belt.
Twee of drie ontwijkende antwoorden in hetzelfde gesprek zijn wel een patroon,
en dat is het moment om je eerste bestelling kleiner te maken dan je van plan
was.
Let daarnaast op iets wat je niet hoort maar merkt: of iemand jouw vraag
terugstelt. Een leverancier die vraagt waar je het voor gebruikt, welk volume je op
jaarbasis voor ogen hebt of wie er bij jou over de bestelling gaat, is bezig jou
te leren kennen. Dat is dezelfde beweging die jij maakt, en het is meestal een
goed teken.
Het handigst is om deze vragen niet apart te stellen maar mee te sturen in je
eerste bericht. Het eerste antwoord tekent dan meteen de partij aan de andere
kant, en bij meerdere leveranciers krijg je antwoorden die je onderling kunt
wegen.
