De partij is geleverd, uitgepakt en staat op de plank. Pas dan valt het op. Een doos die een tint anders is dan de vorige keer. Een etiket waar geen importeur op staat. Een product dat lichter aanvoelt dan je gewend bent. En ergens in je achterhoofd de gedachte dat de prijs eigenlijk net iets te gunstig was.
Dat is een vervelend moment, en het is precies het moment waarop mensen de verkeerde volgorde kiezen. De een verkoopt de partij toch maar, want het zal wel meevallen. De ander belt meteen boos met de leverancier. Beide keuzes maken het lastiger om er later nog iets aan te doen. Dit stuk gaat over wat daartussen ligt: rustig kijken, vastleggen en pas dan het gesprek openen.
Eerst stoppen met verkopen, niet met denken
Het eerste wat je doet is de partij apart zetten. Niet weggooien, niet terugsturen en niet verkopen. Zet hem op een plek waar niemand er per ongeluk uit pakt en hang er een briefje met de datum aan. Staat er al iets van in je webshop of ligt het in je winkel, haal het dan tijdelijk uit de verkoop.
Dat voelt als een grote stap voor iets waar je nog niet zeker van bent, maar het is de goedkoopste verzekering die je hebt. Een artikel dat al bij je klant ligt, kun je niet meer vergelijken, niet meer fotograferen en niet meer terugsturen in de staat waarin het kwam. En als het vals blijkt, ben jij degene die het heeft doorverkocht.
Stoppen met verkopen betekent niet dat je al een conclusie hebt getrokken. Het betekent dat je jezelf de tijd geeft om er een te trekken.
Wat je naast elkaar legt
Namaak herken je zelden aan een ding. Je herkent het aan een optelsom van kleine afwijkingen, en die zie je alleen als je iets hebt om mee te vergelijken. Leg daarom een exemplaar uit de nieuwe partij naast een exemplaar waarvan je zeker weet dat het echt is. Dat kan een ouder stuk uit je eigen voorraad zijn, of een stuk dat je bij een andere vertrouwde bron hebt gekocht.
Loop daarna rustig een paar punten langs:
– de verpakking: kleur, drukwerk, lettertype en de manier waarop hij is dichtgemaakt
– het etiket: staat er een naam en adres van een fabrikant of importeur op, en klopt de taal
– de codes: een barcode, een lotnummer of een productiedatum, en of die per stuk verschillen of juist allemaal gelijk zijn
– het product zelf: gewicht, afwerking, geur en de manier waarop onderdelen in elkaar passen
– wat erbij hoort: handleiding, garantiekaart en veiligheidsinformatie
Houd er rekening mee dat een afwijking ook een gewone verklaring kan hebben. Fabrikanten veranderen hun verpakking, verplaatsen hun productie of drukken voor een ander land. Een andere doos is dus nog geen bewijs. Een andere doos plus een ontbrekende importeur plus identieke lotnummers op honderd stuks is een ander verhaal.
Leg vast voordat je iets zegt
Alles wat je nu ziet, moet je later kunnen laten zien. Maak foto's van de dozen zoals ze binnenkwamen, van de etiketten van dichtbij en van de vergelijking naast het echte exemplaar. Zet er de datum bij. Bewaar de pakbon, de orderbevestiging en de mails die je voor de bestelling hebt gewisseld, en noteer wat er toen over de herkomst is gezegd.
Schrijf ook op wat je niet zeker weet. Dat klinkt vreemd, maar het helpt je in het gesprek dat volgt. Je kunt dan precies zeggen welke punten je zorgen baren en welke je nog niet kunt duiden. Wie alles op een hoop gooit, krijgt ook een antwoord op een hoop.
Houd een paar exemplaren ongeopend apart. Als er later iemand naar moet kijken, een fabrikant of een deskundige, dan wil je iets kunnen aanbieden dat niet door jouw handen is gegaan.
Het gesprek met je leverancier
Een leverancier die je namaak levert, weet dat lang niet altijd. Hij kan zelf zijn beetgenomen door de partij waar hij inkocht, zeker bij goederen die via meerdere handen zijn gegaan. Begin het gesprek daarom met een vraag en niet met een verwijt.
Vertel wat je hebt gezien, laat de foto's zien en vraag waar de partij vandaan komt. Een leverancier die zijn zaken op orde heeft, kan je vertellen bij wie hij kocht en kan vaak papieren laten zien die dat onderbouwen. Vraag of hij de afwijkingen herkent en of er andere afnemers over zijn begonnen.
Kijk ook naar de manier waarop hij reageert. Iemand die meedenkt, voorstelt om een exemplaar op te halen of zelf navraag doet bij zijn bron, geeft je een ander signaal dan iemand die het wegwuift of ineens slecht bereikbaar wordt. Dat zegt nog niets definitiefs, maar het hoort bij wat je opschrijft.
Spreek aan het eind af wat er gebeurt en wanneer. Zet dat daarna in een korte mail, zodat jullie allebei naar hetzelfde bericht kunnen wijzen.
Als je er samen niet uitkomt
Soms kom je er met je leverancier niet uit. Hij houdt vol dat alles in orde is en jij blijft twijfelen. Dan is het verstandig om er iemand bij te halen die er verstand van heeft. Veel merkeigenaren hebben een contactadres voor vragen over echtheid, en een branchevereniging kan je vaak de weg wijzen. Voor de vraag wat je juridisch kunt doen, ga je naar een jurist; daar gaat dit stuk bewust niet over.
Wat je in de tussentijd niet doet, is de partij alsnog verkopen omdat het wachten geld kost. Dat is begrijpelijk, maar het verschuift het risico: dan ligt het probleem niet meer bij jou in de kast, maar bij je klant.
Wat je de volgende keer eerder vraagt
Een partij die al binnen is, is het duurste moment om hier achter te komen. Het goedkoopste moment is voordat je bestelt. Vraag bij een nieuwe bron naar de herkomst van de goederen, naar papieren die bij de partij horen en naar de manier waarop hij zelf inkoopt. Een leverancier die daar makkelijk antwoord op geeft, maakt je werk na de levering een stuk lichter.
Waar je verder op let als je een nieuwe leverancier beoordeelt, staat uitgewerkt achter de knop onder dit stuk.
