Een factuur die niet klopt, is meestal geen kwade opzet. Iemand heeft een oude prijslijst gebruikt, een regel dubbel ingevoerd, een nalevering alvast in rekening gebracht of een toeslag meegenomen die voor een andere klant gold. Het gebeurt bij kleine en bij grote leveranciers, en wie regelmatig inkoopt, komt het vroeg of laat tegen.
Dit stuk gaat over die gewone vergissing bij een leverancier die je kent en die echt heeft geleverd. Een factuur van een bedrijf waar je nooit iets hebt besteld, is een heel ander verhaal. Dat is geen vergissing maar een poging tot fraude, en die pak je ook anders aan.
Leg drie papieren naast elkaar
Een fout op een factuur zie je alleen als je hem ergens tegen afzet. Daar heb je drie dingen voor nodig: wat je hebt afgesproken, wat er is binnengekomen en wat er nu van je gevraagd wordt. In de praktijk zijn dat de offerte of je eigen bestelling, de pakbon die bij de zending zat en de factuur zelf.
Loop ze regel voor regel langs. Klopt het artikel, klopt de eenheid, klopt het aantal en klopt de prijs per stuk. Kijk daarna naar alles wat onderaan staat: vrachtkosten, een toeslag voor een kleine bestelling, statiegeld op verpakking, of een korting die er had moeten staan en nu ontbreekt. Juist die regels onderaan krijgen de minste aandacht, omdat ze klein lijken.
Maak voor jezelf een lijstje van de verschillen, met per verschil waar je het op baseert. "De prijs was lager" is een gevoel. "In de offerte van die datum stond een andere prijs per doos" is iets waar de ander meteen mee aan de slag kan.
Vier soorten vergissingen
Een andere prijs dan afgesproken. Vaak staat er de lijstprijs in plaats van de prijs die voor jou was uitgewerkt, of is een prijsaanpassing al toegepast op een bestelling die daarvoor was geplaatst. Dat laatste is het bespreken waard, want het gaat dan niet alleen over deze factuur maar ook over de volgende.
Een aantal dat niet is geleverd. Er is gefactureerd wat besteld was, terwijl er minder in de doos zat. Soms komt de rest later, soms is het vergeten. Kijk of de pakbon het verschil al noemt. Dan weet je dat het in het magazijn bekend is, maar nog niet bij de administratie.
Een toeslag die niet was afgesproken. Een bedrag voor spoed, voor een levering onder een drempel of voor een bijzondere verpakking. Soms staat zo'n toeslag in de voorwaarden van de leverancier en had je hem kunnen zien aankomen. Zoek dat eerst op, zodat je weet of je een fout meldt of een afspraak ter discussie stelt.
Een dubbele of verkeerde regel. Een artikel dat twee keer is ingevoerd, een verkeerd artikelnummer met een andere prijs erbij, of een factuur die al eerder is gestuurd en nu nog een keer binnenkomt. Dat laatste merk je alleen op als je je facturen bij de bijbehorende bestelling bewaart.
Betaal wat klopt en meld wat niet klopt
Het is verleidelijk om de hele factuur te laten liggen tot alles is opgelost. Toch werkt het meestal beter om het deel dat wel klopt gewoon te voldoen en het verschil apart te melden. Je laat daarmee zien dat je niet op zoek bent naar uitstel, en het gesprek gaat alleen nog over het stuk waar het werkelijk om gaat.
Zeg dat wel met zoveel woorden. Zet in je bericht welk bedrag je overmaakt, welk deel je nog openlaat en waarom. Zo voorkom je dat jouw betaling in de administratie van de leverancier als een halve betaling wordt gezien, met een herinnering als vervolg.
Twijfel je of een regel fout is of dat jij iets over het hoofd ziet, stel dan eerst een vraag. Een korte vraag is minder beladen dan een afwijzing, en soms blijkt er een uitleg te zijn die je zelf vergeten was.
Zo meld je het zonder de relatie te beschadigen
Stuur je melding naar de persoon of afdeling die over facturen gaat, en zet je vaste contactpersoon in de kopie. De administratie kan de fout herstellen. Je contactpersoon weet vaak waar hij vandaan komt en kan voorkomen dat hij de volgende keer terugkomt.
Houd de toon zakelijk en kort. Noem het factuurnummer, de regels die afwijken, wat je had verwacht en waar je dat op baseert. Stuur de offerte of de pakbon mee. Vraag om een creditnota of een aangepaste factuur, en vraag wanneer je die ongeveer kunt verwachten.
Pak de telefoon erbij als het om een groot verschil gaat of als het niet de eerste keer is. Een telefoontje haalt de scherpte eraf die een mail soms heeft, en je hoort meteen of de ander het herkent.
En wees ruimhartig als het goed wordt opgelost. Een leverancier die een fout snel en netjes rechtzet, doet eigenlijk precies wat je hoopt van een partij waar je langer mee wilt werken.
Wat een foute factuur je vertelt
Een factuur die niet klopt, zegt iets over hoe de leverancier werkt. Een losse vergissing zegt weinig. Dezelfde soort vergissing die steeds terugkomt, zegt meer: dan loopt er iets mis in de manier waarop jouw afspraken bij hem zijn vastgelegd.
Dat los je het beste aan de voorkant op. Hoe duidelijker je bestelling is, met artikelnummers, eenheden, prijzen en leverafspraken erin, hoe makkelijker het wordt om een afwijking op de factuur te zien en hoe kleiner de kans dat die ontstaat. Hoe het zit met een nalevering die al op de factuur staat terwijl de goederen nog komen, lees je via de knop hieronder.
