Begin januari staat de deur van de sportschool bijna niet stil. Goede voornemens, nieuwe abonnementen en leden die na de feestdagen terugkomen: het is voor veel sportscholen de drukste periode van het jaar. Wat in die weken op is, krijg je niet altijd op tijd aangevuld, omdat veel groothandels rond de jaarwisseling zelf korter open zijn. Daarom regel je de sportschool inkoop voor januari in december. Je leest hier welke artikelen je dan binnen wilt hebben en hoe je de hoeveelheden bepaalt.
Waarom december het moment is
Veel groothandels en fabrikanten werken rond kerst en oud en nieuw met aangepaste openingstijden. Bestellingen die je vlak voor kerst plaatst, worden dan soms pas na de feestdagen verwerkt. Tegelijk heb jij in januari geen tijd om op voorraad te jagen: je staat aan de balie, geeft rondleidingen en begeleidt nieuwe leden.
Plan je bestelling daarom zo dat alles in de eerste helft van december binnen is. Zo blijft er ruimte om na te bestellen als er iets ontbreekt, en ligt de voorraad klaar voor de eerste maandag van het jaar.
Verbruiksartikelen die het snelst op zijn
Het zijn zelden de grote toestellen die in januari tekortschieten, maar de kleine dingen die elke dag door je handen gaan. Denk aan:
- papierrollen en doekjes voor het schoonmaken van toestellen
- schoonmaakmiddel voor toestellen, matten en kleedkamers
- handzeep, toiletpapier en handdoekpapier voor de kleedruimtes
- vuilniszakken, want met meer bezoekers loopt alles sneller vol
Kijk voor de hoeveelheden naar vorig jaar. Hoeveel rollen ging je in januari door tegenover een gewone maand? Weet je dat niet precies, reken dan met het extra aantal bezoekers dat je verwacht en tel er een buffer bij. Een doos papier te veel is in februari gewoon nog bruikbaar; een lege houder in de drukste week valt elk nieuw lid op.
Kleine materialen en slijtdelen
Nieuwe leden gebruiken ander materiaal dan je vaste groep. Ze pakken vaker de lichte dumbbells, de weerstandsbanden en de matten in de stretchhoek. Kijk in december welke kleine materialen al versleten zijn en vervang ze voor het drukke seizoen begint. Een gescheurde mat of een elastiek dat bijna knapt, wil je niet in de handen van iemand die net zijn eerste training doet.
Denk ook aan slijtdelen van je toestellen, zoals handgrepen en kabels. Het helpt om te weten bij wie je die kunt bestellen voor er iets stuk gaat. Een monteur die in januari moet wachten op een onderdeel, betekent een toestel dat wekenlang buiten gebruik staat.
De balie en de verkoop aan leden
Veel sportscholen verkopen aan de balie drinkflessen, handdoeken, sloten voor de kluisjes en soms sportvoeding. In januari vragen nieuwe leden daar vaker naar dan in andere maanden. Zorg dat je die artikelen op voorraad hebt, maar houd de aantallen bescheiden: niet elk nieuw lid blijft het hele jaar komen, en wat je in maart nog op de plank hebt, verkoopt langzaam.
Kies voor de balie artikelen die lang houdbaar zijn en weinig ruimte innemen. Zo is een te ruime inkoop geen probleem als de drukte in februari afneemt.
Fitnessmaterialen inkopen: vervangen of uitbreiden
Bij het fitnessmaterialen inkopen in december is de vraag niet alleen wat er versleten is, maar ook wat er in januari tekortkomt. Nieuwe leden trainen vaak op dezelfde uren, meestal na werktijd. Dan staan er ineens vier mensen te wachten bij het rek met lichte dumbbells, terwijl de zware gewichten stil liggen.
Kijk daarom naar de drukke uren van vorig jaar en waar toen de rijen ontstonden. Daar loont een extra set meer dan een nieuw toestel. Denk aan een tweede rek met lichte gewichten, extra matten voor de stretchhoek of een paar kettlebells in de gewichten die beginners het meest pakken.
Vraag bij de groothandel naar de levertijd van grotere materialen. Een rek of een set gewichten ligt niet altijd op voorraad en kan langer onderweg zijn dan een doos papierrollen. Bestel dat dus eerder dan je verbruiksartikelen.
Let bij nieuw materiaal ook op de opslag. Alles wat je erbij koopt, moet na de training ergens terug. Een rek of een bak per soort materiaal houdt de vloer vrij en laat je aan het eind van de dag zien of er iets ontbreekt.
Schrijf na januari op welke materialen echt druk gebruikt werden. Dat is je lijst voor de volgende december.
Zo vind je een groothandel in sportartikelen
Begin op Grootmarkt bij sport en vrije tijd, en kijk voor je verbruiksartikelen in de branche schoonmaak. Wil je alleen bedrijven die door het hele land leveren, zet dan dat filter aan. Het profiel van elk bedrijf noemt de kleinste afname, dus je ziet meteen of je aantallen passen.
Staan de producten van een groothandel in zijn catalogus, dan gaan ze in je aanvraagwagen. Die telt met de prijs per staffel en de kleinste afname, zo weet je vooraf ongeveer waar je op uitkomt. Je verstuurt daarna per groothandel een aanvraag, die direct bij dat bedrijf binnenkomt. Afrekenen doe je niet bij ons: prijs, levering en betaling spreek je met de groothandel zelf af. Daar betaal je niets voor.
Een eenvoudige planning voor december
Maak voor je sportschool inkoop voor januari een korte lijst in drie stappen:
- Begin december: tel je voorraad verbruiksartikelen en kleine materialen, en vergelijk met januari vorig jaar.
- Halverwege december: bestel wat ontbreekt, met een buffer voor de eerste drie weken van januari.
- Voor de kerstdagen: controleer wat er binnen is en bestel na wat nog mist.
Wie in december rustig inkoopt, heeft in januari zijn handen vrij voor zijn leden. En daar draaien die eerste weken van het jaar om.
Vind je leverancier zonder tien tabbladen open te hebben.
