Een kledingwinkel overnemen voelt als een sprong vooruit: de klanten zijn er al, de winkel staat, de rekken hangen vol. Maar in de kleding werk je maanden vooruit. Op het moment dat jij de sleutel krijgt, staan er bij de groothandels al orders voor het volgende seizoen, geplaatst door de vorige eigenaar. Wat je met die lopende orders doet, bepaalt hoe je eerste seizoen eruitziet. In deze blog lees je hoe je de inkoop bij een overname op orde krijgt.
Waarom lopende orders bij kleding zo zwaar wegen
In veel winkels bestel je wat je volgende week nodig hebt. In de kleding gaat het anders. Collecties worden vaak een half jaar of langer vooruit besteld, bij een showroom, op een beurs of bij een vertegenwoordiger. De voorjaarscollectie is dus al besteld als het buiten nog vriest.
Dat betekent dat je bij een overname twee dingen overneemt: de voorraad die in de winkel hangt, en de orders die nog moeten komen. Die orders zijn geen kleinigheid. Ze bepalen wat er de komende maanden in je rekken hangt, en wat je daarvoor moet betalen. Vaak gaat het om meer geld dan de voorraad zelf.
Maak een lijst van alle groothandels en orders
Begin met een volledig overzicht. Vraag de vorige eigenaar om per groothandel, merk of leverancier op te schrijven:
- welke orders er lopen, voor welk seizoen en met welke leverdatum;
- op wiens naam de order staat: de persoon, het bedrijf, of de winkel;
- wat er al betaald is, als aanbetaling of vooruitbetaling;
- welke afspraken er gelden over betaaltermijn, retour en nalevering;
- of er afspraken zijn over exclusiviteit in de buurt of een minimale afname per seizoen.
Leg die lijst naast de boekhouding en de mails met de groothandels. Wat niet op papier staat, bestaat voor jou niet. Laat de overnamecontracten door je eigen adviseur nalezen: daarin staat welke verplichtingen je overneemt en welke bij de vorige eigenaar blijven.
Overnemen, laten lopen of annuleren
Per order heb je grofweg drie keuzes. Je neemt hem over omdat de collectie bij je plannen past. Je laat hem lopen op naam van de vorige eigenaar, die de goederen dan zelf afneemt of doorverkoopt. Of je vraagt de groothandel of de order nog aangepast of geannuleerd kan worden.
Welke keuze je maakt, hangt af van je plannen. Wil je de winkel in dezelfde stijl voortzetten, dan zijn de lopende orders een geschenk: je eerste seizoen is al ingekocht door iemand die de klanten kent. Wil je het assortiment veranderen, dan kunnen dezelfde orders een blok aan je been zijn. Kijk ook naar de maten en de aantallen. Een order die past bij de klanten van vorig jaar, past niet altijd bij de winkel die jij wilt worden.
Bel elke groothandel zelf
Wacht niet tot de eerste levering voor de deur staat. Neem zelf contact op met elke groothandel, stel je voor en vertel dat de winkel van eigenaar wisselt. Vraag:
- of de lopende orders op jouw naam kunnen worden gezet;
- of je een nieuw klantaccount moet aanvragen, met een nieuwe kredietcheck;
- welke betaaltermijn voor jou geldt, nu je nieuw bent;
- of de afspraken over exclusiviteit en minimale afname blijven gelden;
- wie je vaste contactpersoon wordt voor nabestellingen.
Sommige groothandels zetten een order zonder moeite over. Andere willen eerst zien wie je bent, en vragen bij een nieuw account een vooruitbetaling. Reken daar in je begroting op. Een eerste order bij een groothandel die jou nog niet kent, kan anders lopen dan jij gewend bent.
Kledingwinkel overnemen: je eigen inkoop vanaf het tweede seizoen
Het eerste seizoen koop je dus voor een groot deel over van de vorige eigenaar. Het tweede seizoen is van jou. Gebruik het eerste halfjaar om te kijken wat er verkoopt, welke maten op raken en welke merken of stijlen blijven hangen. Schrijf het op. Daarmee ga je naar de showroom voor je eigen eerste inkoop.
Kijk dan ook verder dan de groothandels die je hebt overgenomen. Misschien zijn er groothandels die beter passen bij de winkel die je wilt worden, met kleinere afnames, nalevering in het seizoen of een levergebied dat dichterbij ligt. Op Grootmarkt zoek je kledinggroothandels op branche, plaats en afstand en filter je op handelsvoorwaarden. Je aanvraag gaat rechtstreeks naar de groothandel, niet naar een tussenpersoon. Zoeken kost je niets en kan zonder account.
De eerste maand: een checklist
- Overzicht van alle lopende orders per groothandel, met leverdatum en betaalde bedragen.
- Per order een besluit: overnemen, laten lopen of aanpassen.
- Contractafspraken met de vorige eigenaar, nagelezen door je adviseur.
- Elke groothandel zelf gebeld, met de vraag naar je nieuwe account en betaaltermijn.
- Een telling van de voorraad op de dag van de overdracht.
- Een schrift of bestand waarin je bijhoudt wat verkoopt, voor je eigen eerste inkoop.
Een overname gaat over veel meer dan inkoop. Maar wie zijn lopende orders op orde heeft, begint zijn eerste seizoen met rekken die passen bij de winkel, en zonder verrassingen op de mat.
