Zodra het griepseizoen begint, verandert de dag in je praktijk. De wachtkamer zit voller, er komen meer spoedafspraken bij en in veel praktijken loopt er in het najaar ook een vaccinatieronde. Je merkt het niet alleen aan de agenda, maar ook in de kast met verbruiksartikelen: sommige dozen zijn ineens twee keer zo snel leeg. Hoe houd je de voorraad in je praktijk tijdens het griepseizoen op peil, zonder dat de opslag overstroomt? Dit stuk helpt je de artikelen te vinden die het eerst op zijn en je bestelling daarop af te stemmen.
Welke artikelen het eerst op zijn
Het zijn de artikelen die je per patiënt gebruikt en daarna weggooit. Bij meer contactmomenten gaat het verbruik daarvan recht evenredig omhoog. Denk aan:
- wegwerphandschoenen, in alle maten die je team gebruikt
- papieren onderleggers voor de behandelbank
- tissues en handdoekpapier in de wachtkamer en de spreekkamers
- handzeep en middelen om oppervlakken schoon te maken
- hoesjes voor thermometers en wattenstaafjes of spatels
Draait je praktijk een vaccinatieronde, dan komen daar spuiten, naalden, pleisters en naaldcontainers bij. Die heb je in een korte periode in grote aantallen nodig.
Zo bepaal je de voorraad in je praktijk voor het griepseizoen
Kijk eerst naar vorig jaar. Hoeveel dozen handschoenen en rollen onderleggers ging je door in november en december, tegenover een rustige maand zoals juni? Die verhouding is je beste schatting. Heb je die cijfers niet, tel dan een paar weken lang wat je verbruikt en reken door met het aantal afspraken dat je verwacht.
Leg per artikel een minimumvoorraad vast: het aantal waaronder je opnieuw bestelt. Kies dat getal zo dat je de tijd tussen bestellen en leveren ruim overbrugt. Hang een lijstje in de voorraadkast, zodat iedereen in het team ziet wanneer een artikel onder de grens zakt. Zo voorkom je dat de laatste doos handschoenen op een vrijdagmiddag opgaat.
Let bij het inslaan op de houdbaarheid. Sommige verbruiksartikelen hebben een uiterste gebruiksdatum. Een grote voorraad die over de datum gaat, is geen buffer maar weggegooid geld. Leg nieuwe dozen achteraan, zodat de oudste eerst op gaan.
Opslag en verdeling over het team
Een grotere voorraad vraagt ruimte, en in de meeste praktijken is die schaars. Verdeel daarom over twee plekken: een kleine dagvoorraad in elke spreekkamer en een centrale voorraad in een afgesloten kast of ruimte. Een collega vult de spreekkamers na het laatste spreekuur aan vanuit de centrale voorraad. Zo zie je in een oogopslag hoeveel er nog is en ligt er niet in elke kamer een halve doos die niemand meetelt.
Spreek ook af wie er bestelt. Als drie mensen ieder af en toe iets bijbestellen, krijg je dubbele leveringen en lege planken tegelijk. Een vaste besteller met een vaste dag per week geeft rust.
Verbruiksartikelen voor je praktijk in een vast ritme bestellen
Bestel je de verbruiksartikelen voor je praktijk alleen als iets op is, dan heb je vaker spoed en meer losse zendingen. Een vast ritme werkt beter, zeker in een seizoen waarin het verbruik schommelt.
Kies een vaste besteldag per week of per twee weken. Op die dag loopt de vaste besteller de voorraadkast langs met het lijstje van de minimumvoorraad en bestelt alles wat eronder zit in een keer. Zo heb je minder pakbonnen en minder kans dat een artikel tussen twee bestellingen in vergeten wordt.
Maak een vaste bestellijst met per artikel de maat, de verpakking en het aantal per doos. Dan hoeft niemand bij het bestellen te raden welke handschoenen het waren of hoeveel onderleggers er in een doos zitten. Gebruikt de groothandel een artikelnummer, zet dat er ook op.
Spreek met je groothandel af wat er gebeurt als een artikel even niet leverbaar is. Krijg je een vervanger voorgesteld, of komt het later na? Bij handschoenen of naalden wil je weten of een vervanger dezelfde maat en hetzelfde materiaal heeft.
Kijk na het griepseizoen terug: welke artikelen gingen sneller dan je minimumvoorraad aankon? Pas die grens aan voor het volgende najaar.
Twee leveranciers in plaats van een
In drukke periodes kan een groothandel zelf krap zitten met bepaalde artikelen. Het helpt om naast je vaste adres een tweede groothandel te kennen voor de artikelen die je het hardst nodig hebt. Je hoeft er niet vaak te bestellen, maar als je vaste adres een product even niet heeft, weet je meteen waar je wel terechtkunt.
Leg een nieuwe groothandel je vragen voor over de kleinste afname en de betaaltermijn, en vraag om een paar proefstuks. Zeker bij handschoenen wil je voelen hoe ze zitten voor je een grote order plaatst.
Groothandels in medisch en farma vinden
De kaart van Grootmarkt is ingedeeld in branches. In de hoofdgroep medisch en farma vind je onder meer medische instrumenten en verpleegartikelen. Zoek je dicht bij je praktijk, zet dan het afstandsfilter aan; wil je achteraf betalen, kies dan de handelsvoorwaarde op rekening. Met het hartje zet je een bedrijf apart voor later, ook zonder account. Telefoonnummer en website zijn zichtbaar voor ingelogde gebruikers. Dat houdt scrapers en ongerichte verkooptelefoontjes weg.
Een aanvraag die je verstuurt, gaat zonder omweg naar die groothandel. Er gaat geen commissie af en niemand leest mee.
Kort samengevat
De voorraad in je praktijk voor het griepseizoen draait om de artikelen die je per patiënt gebruikt. Bepaal het verbruik aan de hand van vorig jaar, leg een minimumvoorraad vast, let op de houdbaarheid en verdeel de opslag over een centrale kast en een dagvoorraad per kamer. Met een tweede groothandel achter de hand kom je ook de drukste weken door.
Inkopers betalen niets. Zoek vandaag je tweede groothandel op de kaart.
