Voorraadbeheer voor een kleine webshop
Zes soorten voorraadrisico naast elkaar, met wat elk je kost en wat je eraan doet zonder meteen een systeem aan te schaffen.
- Gratis zoeken voor inkopers
- Vaste inschrijving, geen commissie
- Groothandels, fabrikanten en importeurs
- Zoeken per branche, plaats en provincie
Te veel en te weinig kosten allebei geld
Voorraad is het enige deel van een webshop dat tegelijk je grootste bezit en je grootste risico is. Te weinig en je verkoopt niets, te veel en je geld ligt in dozen. Voor een kleine webshop is dat lastiger dan voor een grote, omdat je zelden genoeg verkoopt om betrouwbaar te voorspellen en tegelijk zelden ruim genoeg zit om een misser op te vangen. De kunst is niet om het perfect te doen maar om de dure fouten te vermijden.
Het helpt om voorraadrisico niet als een ding te zien maar als zes verschillende dingen, die je elk anders bestrijdt. Overstock los je op met kleiner bestellen, nee-verkoop met een buffer, incourant met eerder afprijzen. Wie ze op een hoop gooit, doet aan alles een beetje en helpt zichzelf nergens. De tabel hieronder zet ze naast elkaar.
Veel van de oplossingen zitten aan de inkoopkant. Kleiner kunnen bestellen betekent een aanbieder die dat toelaat; wat de eenheden doen met je stuksprijs staat in een groothandel voor kleine partijen, en de drempels zelf staan in zonder minimale afname en in minimumafname uitgelegd. Sneller kunnen bijbestellen betekent een korte levertijd; hoe je die vastlegt staat in levertijd afspreken.
Zes soorten voorraadrisico
De meeste kleine webshops hebben er twee tegelijk. Kijk welke twee bij jou het meeste geld kosten en richt je daarop; de andere vier zijn dan vanzelf minder dringend.
| Risico | Waar het vandaan komt | Wat het je kost | Wat je eraan doet |
|---|---|---|---|
| Overstock | Je hebt te veel besteld om een staffel of een minimale afname te halen. | Geld dat vastligt en ruimte die je niet hebt. | Kleiner bestellen tegen een iets hogere stuksprijs, of samen inkopen om de drempel te halen. |
| Nee-verkoop | Je hebt te weinig, of je bijbestelling kwam te laat binnen. | De marge op die order, en soms de klant zelf. | Een buffer op je snellopers en een aanbieder met een korte, afgesproken levertijd. |
| Incourant | Het artikel loopt niet meer en verkoopt alleen nog met korting. | Je marge, en op termijn de hele inkoopwaarde. | Vroeg afprijzen in plaats van hopen; een artikel dat een half jaar stilstaat, gaat niet vanzelf lopen. |
| Verloop of houdbaarheid | Het artikel heeft een uiterste datum of raakt uit de mode. | De volledige inkoopwaarde van wat je overhoudt. | Kleinere partijen, een minimale resterende houdbaarheid afspreken en op datum uitleveren. |
| Seizoensrest | Wat na het seizoen overblijft, verkoopt pas over een jaar. | Een jaar aan opslag en kapitaalbeslag, plus het risico dat het volgend jaar niet meer past. | Nabestelbaarheid afspreken zodat je klein begint, en het seizoen eerder afsluiten dan je gevoel zegt. |
| Kapitaalbeslag | Je voorraad is op zichzelf gezond, maar bindt te veel geld tegelijk. | Ruimte om in te kopen op het moment dat er een kans is. | Vaker en kleiner bestellen, en betaaltermijnen laten aansluiten op je verkoopsnelheid. |
Vier maatregelen die zonder systeem werken
Verdeel je assortiment in drie groepen
Snellopers, middenmoot en staart. Dat kan gewoon in een spreadsheet op basis van je verkopen van het afgelopen jaar. Snellopers houd je zelf op voorraad met een buffer, de middenmoot bestel je op ritme, en voor de staart bestel je pas als er een order is of je laat hem rechtstreeks verzenden.
Kies een vast bestelmoment
Een vaste dag per week of per twee weken waarop je je voorraad doorloopt en bijbestelt, is voor een kleine webshop bijna altijd beter dan bestellen wanneer je iets ziet ontbreken. Het maakt je orders groter, je vracht goedkoper en je aanbieder kan erop plannen.
Reken met levertijd, niet met voorraadstand
Hoeveel je van iets moet hebben, hangt af van hoeveel je verkoopt in de tijd die het kost om het opnieuw binnen te krijgen. Verkoop je er drie per week en duurt bijbestellen twee weken, dan is zes stuks je minimum en niet je comfortabele voorraad. Levertijd is dus een voorraadgetal.
Tel een keer per kwartaal echt
Een voorraadadministratie die nooit tegen de werkelijkheid wordt gehouden, loopt binnen een jaar zover uit de pas dat hij je misleidt. Een telling per kwartaal is voor een kleine webshop genoeg; doe hem op een rustige dag en corrigeer meteen, in plaats van de verschillen te noteren voor later.
Wat je aan de inkoopkant regelt
- Vraag bij je snellopers naar de levertijd bij nabestellen en leg die vast; die tijd bepaalt je minimumvoorraad.
- Vraag of je onder de omdoos of onder de minimale afname kunt bestellen tegen een hogere stuksprijs, en reken uit of dat gunstiger is dan overstock.
- Spreek bij houdbare artikelen een minimale resterende houdbaarheid af voordat je bestelt.
- Vraag bij seizoensartikelen of nabestellen mogelijk is, zodat je klein kunt beginnen en pas hoeft op te schalen als het loopt.
- Houd een tweede aanbieder klaar voor je snellopers, zodat een nee-verkoop niet afhangt van een enkele voorraadstand.
- Laat je betaaltermijn aansluiten op je verkoopsnelheid; voorraad die er drie maanden ligt en na dertig dagen betaald moet worden, kost je liquiditeit.
- Prijs een artikel dat een half jaar stilstaat bewust af in plaats van het te laten staan; de opbrengst is nu hoger dan volgend jaar.
Veelgestelde vragen
Heb ik een voorraadsysteem nodig?
Niet meteen. Voor een assortiment van enkele honderden artikelen komt een spreadsheet met verkoopcijfers, levertijd en een minimumvoorraad per artikel een heel eind. Een systeem gaat pas lonen als het aantal artikelen of het aantal verkoopkanalen groter wordt dan je zelf kunt overzien.
Hoeveel buffer moet ik aanhouden?
Reken met wat je verkoopt in de levertijd, plus een marge voor drukte. Verkoop je er vijf per week en is de levertijd een week, dan is vijf je bodem en tien een werkbare buffer. Doe dit alleen voor je snellopers; voor de staart is een buffer weggegooid geld.
Wat doe ik met artikelen die niet lopen?
Prijs ze af zodra je zeker weet dat het niet aan de vindbaarheid ligt. Een artikel dat een half jaar stilstaat, verkoopt zelden alsnog tegen de volle prijs. De opbrengst van vandaag is hoger dan die van volgend jaar en je krijgt er ruimte en geld voor terug.
Is het slim om alles bij een aanbieder te kopen?
Voor je vracht en je prijs meestal wel, voor je risico niet. Een goede tussenweg is bundelen bij een hoofdaanbieder en voor je snellopers een tweede achter de hand hebben. Alternatieven zoek je in dezelfde branche via alle branches of dichterbij via groothandels per plaats.
Hoe plan ik voor een piek?
Kijk naar wat je vorig jaar in dezelfde periode verkocht, tel er je groei bij op en bestel het grootste deel op tijd. Bestel het laatste deel pas als de piek begint en je ziet hoe het loopt; het verschil tussen op tijd bestellen en te veel bestellen zit meestal in die laatste order.
Wat is Grootmarkt?
Grootmarkt is de kaart van groothandels, fabrikanten en importeurs die aan Nederland leveren, in elke branche. Zakelijke inkopers zoeken gratis; aanbieders staan er met een vaste inschrijving op.
Een aanbieder zoeken die kleiner wil leveren
Zoek gratis per branche en regio en vraag in je aanvraag naar de kleinste verpakkingseenheid en de levertijd bij nabestellen.
Meld je bedrijf aan