Incoterms voor mkb-inkopers in gewone taal
EXW, FCA, FOB, CIF, DAP en DDP bepalen wie het vervoer regelt, wie de vracht betaalt en vanaf welk punt het risico bij jou ligt.
- Gratis zoeken voor inkopers
- Vaste inschrijving, geen commissie
- Groothandels, fabrikanten en importeurs
- Heel Nederland op de kaart
Drie letters die de prijs veranderen
Incoterms zijn de internationaal gebruikte leveringscondities van de Internationale Kamer van Koophandel, laatst herzien in 2020. Ze regelen drie dingen: wie het vervoer organiseert, wie welke kosten draagt en op welk punt het risico van verkoper naar koper overgaat. Ze regelen nadrukkelijk niet wanneer je eigenaar wordt en niet wanneer je moet betalen; dat staat in het contract.
Voor een mkb-inkoper is dat geen theorie. Twee offertes met hetzelfde bedrag per stuk kunnen honderden euro's uit elkaar liggen zodra de een af fabriek levert en de ander tot je deur. Wie de conditie niet meeneemt, vergelijkt geen prijzen maar getallen.
Bij binnenlandse orders kom je Incoterms minder tegen; daar wordt vaker gesproken over franco of af magazijn. Koop je in het buitenland in, dan is de conditie een vast onderdeel van de offerte. Wat er bij EU-inkoop verder komt kijken, staat in dit artikel, en wie het invoerwerk al voor je heeft gedaan vind je bij importeurs per branche.
De zes condities die je in het mkb tegenkomt
Let bij CIF op het verschil tussen kosten en risico: de verkoper betaalt de vracht door tot de aankomsthaven, maar het risico ligt al vanaf het schip bij jou.
| Conditie | Wie regelt het vervoer | Wie betaalt de vracht | Vanaf welk punt is het jouw risico |
|---|---|---|---|
| EXW (af fabriek) | Jij, vanaf het terrein van de verkoper | Jij, alles | Zodra de goederen bij de verkoper voor je klaarstaan; ook het laden is in beginsel jouw zaak |
| FCA (franco vervoerder) | Jij kiest de vervoerder, de verkoper draagt over | Jij, vanaf het overdrachtspunt | Zodra de goederen zijn overgedragen aan de vervoerder die jij hebt aangewezen |
| FOB (vrij aan boord, alleen zeevracht) | De verkoper tot aan het schip, daarna jij | Jij, vanaf het schip | Zodra de goederen aan boord van het schip zijn |
| CIF (kosten, verzekering en vracht, alleen zeevracht) | De verkoper regelt vervoer en verzekering tot de aankomsthaven | De verkoper tot de aankomsthaven; het vervolgtransport betaal jij | Al zodra de goederen aan boord zijn, ook al betaalt de verkoper de vracht nog door |
| DAP (geleverd op plaats) | De verkoper, tot het afgesproken adres | De verkoper, tot het afgesproken adres | Zodra de goederen bij jou klaarstaan om gelost te worden; invoerrechten en inklaring zijn voor jou |
| DDP (geleverd rechten betaald) | De verkoper, tot het afgesproken adres | De verkoper, inclusief invoerrechten en inklaring | Pas bij aankomst op het afgesproken adres; dit is de meest zorgeloze en dus de duurste conditie |
Waar het in de praktijk misgaat
Een prijs zonder conditie
Staat er alleen een bedrag per stuk in de offerte, dan weet je niet wat erin zit. Vraag altijd de conditie plus de genoemde plaats erbij; zonder plaats zegt de afkorting nog niets.
EXW onderschatten
Af fabriek lijkt de goedkoopste regel, maar jij regelt dan het transport vanaf het terrein van de verkoper, inclusief de uitvoerformaliteiten in zijn land. Voor een kleine order is dat vaak onwerkbaar.
Denken dat CIF verzekerd genoeg is
De verkoper moet bij CIF een verzekering afsluiten, maar dat is een basisdekking. Vervoer je iets kwetsbaars of waardevols, kijk dan of je een ruimere dekking wilt.
DDP vragen zonder te rekenen
Alles geregeld tot je deur is prettig, maar de verkoper zet zijn risico en zijn inklaringskosten in de prijs. Vergelijk het met DAP plus je eigen inklaring voordat je kiest.
Zo gebruik je de conditie in een vergelijking
- Vraag elke aanbieder om een prijs op dezelfde conditie, bijvoorbeeld allemaal DAP op jouw adres; anders vergelijk je verschillende pakketten.
- Noem altijd de plaats bij de conditie, dus DAP gevolgd door je vestigingsadres en niet alleen de drie letters.
- Reken bij invoer buiten de EU de invoerrechten en de inklaringskosten mee, want die vallen bij alles behalve DDP aan jouw kant.
- Leg de conditie vast in de orderbevestiging, niet alleen in de offerte, want dat is het document waar bij een klacht naar gekeken wordt.
- Twijfel je tussen twee condities, vraag de aanbieder dan om beide prijzen; dat kost hem een minuut en jou een vergelijking die klopt.
Veelgestelde vragen
Bepalen Incoterms ook wanneer ik eigenaar word?
Nee. Incoterms regelen vervoer, kosten en risico-overgang. Wanneer het eigendom overgaat en wanneer je betaalt, staat in de koopovereenkomst en in de leveringsvoorwaarden.
Welke conditie is het handigst voor een kleine inkoper?
Meestal DAP of DDP, omdat de verkoper dan het transport regelt en jij een prijs krijgt waar je direct mee kunt rekenen. Dat is niet altijd de laagste prijs, maar wel de minste rompslomp.
Geldt FOB ook voor luchtvracht of wegvervoer?
Nee. FOB en CIF zijn bedoeld voor zeevracht en binnenvaart. Voor container-, lucht- of wegvervoer gebruik je FCA, DAP of DDP; FOB op een luchtvrachtzending leidt tot discussie over wat er precies is afgesproken.
Wat is het verschil tussen DAP en franco?
Ze lijken op elkaar: bij allebei komt de zending tot het afgesproken adres. Franco is een Nederlandse handelsterm die per bedrijf net anders wordt ingevuld en vaak aan een orderbedrag hangt; DAP is een gedefinieerde conditie die internationaal hetzelfde betekent.
Waar vind ik aanbieders die uit Nederland leveren?
Op de kaart van Grootmarkt staan groothandels, fabrikanten en importeurs die aan Nederland leveren. Je zoekt via alle branches of rechtstreeks bij fabrikanten per branche. Wanneer inkopen in Nederland de betere keuze is dan importeren, staat in dit artikel.
Wat is Grootmarkt?
Grootmarkt is de kaart van groothandels, fabrikanten en importeurs die aan Nederland leveren, in elke branche. Zakelijke inkopers zoeken gratis; aanbieders staan er met een vaste inschrijving op.
Liever een aanbieder in Nederland
Zoek gratis groothandels, fabrikanten en importeurs die aan Nederland leveren en vraag een prijs op jouw conditie.
Meld je bedrijf aan