Je plaatst een order op dinsdag en op woensdag staat de doos er. Dat is de hele ervaring: een bestelling, een bevestiging, een chauffeur die aanbelt. Wat je niet ziet, is dat de partij in die doos daar al weken lag, dat iemand hem heeft ingekocht toen jij nog niet wist dat je hem nodig zou hebben, en dat diezelfde iemand ondertussen het risico droeg dat je hem nooit zou bestellen.
Dit stuk gaat over dat deel van de handel. Niet over het moment waarop jij bestelt, maar over de weken ervoor, waarin er geen order binnenkomt en er toch iemand aan jouw levering werkt.
Voorraad is geld dat stilstaat
Een groothandel koopt in wanneer de fabriek produceert, niet wanneer jij bestelt. Die twee momenten liggen zelden dicht bij elkaar. Wie zonwering verkoopt, koopt in januari. Wie kerstartikelen verkoopt, legt in juli de plank vol. Tussen dat inkoopmoment en jouw order staat er geld stil in een magazijn, en dat geld doet in die tussentijd niets.
Zo bezien is een volle plank geen vanzelfsprekendheid maar een keuze die iemand vooraf heeft gemaakt, met eigen geld en zonder te weten of jij komt. Precies dat is wat je koopt als je bij een groothandel bestelt in plaats van bij een fabriek: niet alleen het product, maar het feit dat het er al is op het moment dat je het nodig hebt.
Daar hoort een tweede kant bij die minder prettig is. Wat niet verkoopt, blijft ook staan. Verpakkingen worden vernieuwd, modellen lopen uit, houdbaarheidsdata komen dichterbij. Elke groothandel heeft een hoek in zijn magazijn met partijen waar hij naast heeft gegrepen. Die hoek zit verwerkt in de prijs van alles wat er wel uitgaat.
Een pallet uit elkaar halen is een vak
Een fabrikant denkt in productieseries en volle pallets. Jij hebt drie dozen nodig. Tussen die twee werelden zit iemand die de pallet openmaakt, telt, omverpakt, etiketteert, wegzet en later terugvindt.
Dat klinkt eenvoudiger dan het is. Elke keer dat een grote eenheid in kleinere eenheden wordt gesplitst, kost dat handen, ruimte en administratie. Er moet worden bijgehouden welke partij waar staat, wat er nog ligt, wat er is beschadigd en wat er terugkomt. Een order van drie dozen kost aan verwerking bijna evenveel als een order van dertig, en dat is de reden dat er zoiets bestaat als een minimumafname of een orderkosten bij kleine bestellingen. Dat is geen onwil; dat is de rekensom onder het uitpakken.
Iemand houdt het risico op zijn boeken
Als je op rekening koopt, betaal je na levering. De groothandel heeft zijn leverancier op dat moment allang betaald. Tussen die twee betalingen zit zijn eigen werkkapitaal, en bij elke klant die later betaalt dan afgesproken wordt dat gat groter.
Daarom vraagt een groothandel bij een eerste order vaak om vooruitbetaling, om een toets op je kredietwaardigheid of om een lagere limiet dan je zou willen. Het is nuttig om te weten dat dat zelden over jou persoonlijk gaat. Het gaat over het risico dat hij al draagt op de rest van zijn klantenbestand, en over het feit dat hij jou nog niet kent. Wie dat begrijpt, voert een ander gesprek: je vraagt niet of hij je vertrouwt, maar wat er nodig is om binnen een paar orders op rekening te mogen kopen.
Wat er gebeurt als een artikel op is
De weken waarin niemand kijkt, zijn ook de weken waarin er dingen misgaan bij de leverancier van je leverancier. Een fabriek schuift een productie op. Een container komt later binnen. Een grondstof is schaars en de bestelling wordt maar half toegewezen.
Wat een groothandel dan doet, bepaalt hoeveel last jij ervan hebt. Hij kan een vervangend artikel voorstellen dat dezelfde functie heeft. Hij kan de resterende voorraad verdelen over zijn vaste afnemers in plaats van hem aan de eerste de beste grote order mee te geven. Hij kan je bellen voordat je het zelf merkt. Dat laatste is misschien wel het grootste verschil tussen een leverancier die je houdt en een leverancier die je een keer probeert. Het kost hem een vervelend telefoontje en het bespaart jou een lege schap.
Waarom die schakel er nog steeds is
Er wordt al jaren voorspeld dat de tussenhandel verdwijnt, omdat iedereen tegenwoordig rechtstreeks bij de fabriek kan kopen. In de praktijk verschuift de rol eerder dan dat hij verdwijnt.
Rechtstreeks inkopen kan uitstekend werken, en voor een deel van je assortiment is het de verstandigste route. Je neemt dan wel het hele pakket over: een hogere minimumafname, wachten op een productiecyclus, zelf voorraad aanhouden, zelf de invoer regelen en zelf het risico dragen op wat niet verkoopt. Voor de artikelen die je week in week uit in dezelfde hoeveelheid verkoopt, is dat vaak de moeite waard. Voor de lange staart eromheen betaal je liever een opslag aan iemand die het al op de plank heeft liggen.
De meeste ondernemers doen daarom allebei, en dat is geen halfslachtige keuze maar een verstandige verdeling.
Wat je hieraan hebt als inkoper
Als je weet wat er in die onzichtbare weken gebeurt, stel je bij een nieuwe leverancier andere vragen. Niet alleen wat iets kost, maar ook:
- Ligt dit artikel bij jou op voorraad, of bestel je het pas als ik het bestel?
- Wat gebeurt er als het op is, en hoor ik dat van jou of merk ik het zelf?
- Vanaf welke ordergrootte vervallen de orderkosten?
- Wat is er nodig om na een paar orders op rekening te kunnen kopen?
De antwoorden zeggen je meer over de komende twee jaar dan de prijs op de offerte van vandaag. Een leverancier die op deze vragen een helder antwoord heeft, heeft nagedacht over de weken waarin jij hem niet ziet. En dat zijn precies de weken waarin bepaald wordt of je levering er straks staat.
Wat een groothandel is en waarin hij verschilt van een fabrikant of een importeur, staat kort uitgelegd op de pagina achter de knop hieronder.
