De meeste inkopers zoeken eerst in de buurt, en daar is niets mis mee. Dichtbij
betekent een kortere rit, sneller een monster in handen, en de mogelijkheid om
langs te gaan als er iets misgaat. Dat laatste is een onderschat voordeel: een
gesprek aan een balie lost soms in tien minuten op wat per mail een week duurt.
Toch zit er een moment in bijna elk inkooptraject waarop dichtbij zoeken je in de
weg gaat zitten. Dat moment herken je liever voordat je een jaar aan iemand
vastzit dan erna. Dit stuk gaat over hoe je het herkent, en over wat je dan
concreet doet.
Het eerste teken: je vergelijkt appels met bijna niets
Het duidelijkste signaal is dat je lijstje kandidaten kort is en dat de partijen
erop nauwelijks van elkaar verschillen. Je hebt twee namen, ze vragen ongeveer
hetzelfde, en je kiest de minst vervelende van de twee.
Dat is geen keuze maar een gebrek aan keuze, en het heeft een prijs die je pas
later ziet. Je weet niet of de voorwaarden die je krijgt gebruikelijk zijn in
jouw branche of dat ze streng zijn, want je hebt niets om ze naast te leggen.
Zodra je er een derde en vierde partij bij haalt van verder weg, zie je binnen
een week welke van je twee buren scherp zat en welke niet.
Let op wat je hier wint: ook als je uiteindelijk bij de leverancier om de hoek
blijft, weet je nu wat zijn aanbod waard is. Een offerte van verderop is nooit
verspilde moeite, ook niet als je hem niet gebruikt.
Het tweede teken: je zoekt iets specifieks
Hoe specifieker wat je nodig hebt, hoe kleiner de kans dat het toevallig in jouw
gemeente ligt. Bij algemene handelswaar is er in elke regio wel iemand. Bij een
uitvoering die maar door een paar partijen wordt gevoerd, ligt dat anders, en
dan verandert de vraag.
De vraag is dan niet meer wie er in de buurt zit, maar wie het in huis heeft.
Dat is een omkering die veel inkopers te laat maken. Ze zoeken eerst dichtbij,
vinden iets wat er een beetje op lijkt, en nemen dat. Dat compromis kom je bij
elke bestelling opnieuw tegen, terwijl de rit die je ervoor over had moeten
hebben eenmalig was geweest.
Het derde teken: je zoekt op de verkeerde plek
Dit is de minst bekende van de drie en hij levert het vaakst iets op. Veel
leveranciers bedienen een gebied dat veel groter is dan hun eigen omgeving. Een
groothandel die twee provincies verderop staat, kan een vaste route hebben die
langs jouw plaats komt. Voor jou is hij ver weg, voor zijn planning ben jij een
stop op een rit die hij toch al rijdt.
Zoek je alleen op je eigen plaats, dan komt zo iemand niet in beeld, want hij
staat er niet. Zoek je breder, dan komt hij wel in beeld en blijkt de afstand een
kwestie van administratie te zijn en niet van logistiek. Dat is de reden dat een
overzicht per provincie iets anders oplevert dan een overzicht per plaats: je
ziet niet wie er zit, je ziet wie er kan komen.
Wat je dan vraagt
Zoek je verder weg, dan verschuift de vraag die je stelt. Bij een leverancier om
de hoek gaat het gesprek over het artikel. Bij een leverancier op afstand gaat
het eerst over de rit, want dat is het enige echte verschil.
Twee dingen wil je horen voordat de rest interessant wordt. Het eerste is of hij
in jouw gebied levert, en dan niet in de zin van of het kan maar of het gebeurt.
Het tweede is wat dat kost bij jouw ordergrootte, want daar zit vaak een grens in
waarboven het transport wegvalt en waaronder het meetelt. Zit je onder die grens,
dan weet je meteen dat je of groter moet bestellen of dichterbij moet blijven.
Vraag er meteen bij of je zelf kunt afhalen. Niet omdat je dat gaat doen, maar
omdat het antwoord je iets vertelt over hoe hij is ingericht. Een partij die
afhalen normaal vindt, heeft een balie en dus mensen die je kunt spreken. Een
partij die alleen bezorgt, werkt anders, en dat is prima zolang je het weet.
Wanneer je het gewoon niet moet doen
Er zijn ook situaties waarin verder zoeken je niets oplevert en alleen tijd kost.
Bestel je vaak en klein, dan tellen alle kleine voordelen van dichtbij bij elkaar
op tot een groot voordeel. Een horecazaak die twee keer per week bijbestelt, is
beter af met iemand die om de hoek zit, ook als die op papier iets duurder is.
Hetzelfde geldt als je met bederfelijke of breekbare waar werkt, of als je regelmatig
iets moet ruilen. Elke extra schakel in de rit is dan een extra kans op
gedoe, en dat gedoe kost je meer dan het prijsverschil je oplevert.
De vuistregel die overblijft is eenvoudig. Hoe vaker en kleiner je bestelt, hoe
zwaarder nabijheid weegt. Hoe zeldzamer en groter je bestelt, hoe zwaarder het
aanbod weegt. Zit je in de eerste categorie, blijf dan dichtbij en wees daar
gerust op. Zit je in de tweede, dan is je eigen provincie een gewoonte en geen
grens.
