Een proefbestelling plaatsen bij een nieuwe leverancier zo test je de levering
Een monster laat het product zien. Een kleine, betaalde order laat zien hoe een nieuwe partij levert, factureert en reageert als er iets mist.
- Gratis zoeken voor inkopers
- Vaste inschrijving, geen commissie
- Groothandels, fabrikanten en importeurs
- Zoeken per branche en provincie
Wat een monster je niet vertelt
Je overweegt over te stappen naar een andere groothandel, of er een partij naast je vaste leverancier bij te nemen. Het product heb je al gezien en het bevalt. Toch weet je het belangrijkste nog niet: hoe deze partij levert. Komt de order op de afgesproken dag, klopt de pakbon met wat je bestelde, is het goed verpakt, en wat gebeurt er als er een doos ontbreekt? Dat zie je alleen bij een echte order.
Een proefbestelling is daarom iets anders dan een monster. Met een monster beoordeel je het product. Met een proefbestelling plaats je een kleine, betaalde order om het proces te beoordelen: de bevestiging, het transport, de aanname, de factuur en het contact daarna. Wat je vooraf aan een nieuwe partij vraagt, lees je in wat je een nieuwe leverancier vraagt. Hoe groot een order bij een groothandel minimaal moet zijn, staat in minimumafname uitgelegd.
Zoek je nog een partij om mee te proberen, kijk dan bij alle groothandels en leveranciers op de kaart, per branche via groothandels per branche, of dichter bij de bron via fabrikanten per branche en importeurs per branche. Grootmarkt levert zelf niets: je bestelt rechtstreeks bij het bedrijf.
Wat je met een proefbestelling wilt weten
Komt hij op de afgesproken dag
Spreek een leverdag af en noteer wanneer de order echt binnenkomt. Kijk ook of je vooraf hoort wanneer de vrachtwagen komt, en of de partij zelf belt als het later wordt. Een dag te laat is bij een proef geen ramp. Een dag te laat zonder bericht zegt meer over hoe het later gaat. Wat je doet als een levering echt uitblijft, lees je bij als een levering te laat is.
Klopt de pakbon met je order
Leg de pakbon bij aankomst naast je orderbevestiging en tel na: de artikelen, de aantallen en de verpakkingseenheden. Staat er een artikel anders omschreven dan in de offerte, of is er iets vervangen zonder overleg? Noteer het. Een proef is het moment om te zien of de administratie aan de kant van de leverancier op orde is.
Hoe het verpakt en geladen is
Kijk hoe de goederen zijn verpakt en gestapeld, of de dozen gemerkt zijn en of je makkelijk ziet wat waar zit. Komt het op een pallet, kijk dan of die te lossen is op jouw adres. Je beoordeelt hier niet het product, maar of de manier van leveren past bij jouw magazijn of winkel.
Hoe hij reageert als er iets mist
Ontbreekt er iets, of klopt er iets niet, meld het dan meteen en let op wat er gebeurt. Hoe snel komt er antwoord, met wie heb je contact, en wordt het opgelost zonder dat je er drie keer achteraan moet? Dat ene contactmoment vertelt je meer dan elke belofte vooraf. Hoe het gesprek na die eerste order verder gaat, lees je in vragen na de eerste levering.
Zo plaats je een proefbestelling
Bepaal hoe groot de proef is
Maak de order klein genoeg om het risico te beperken, maar groot genoeg om echt iets te zien. Een paar artikelen uit je gewone assortiment, in de verpakking waarin je ze later ook wilt afnemen, zegt meer dan een los stuk. Houd rekening met de minimumorder en met de grens waarboven de vracht wegvalt. Welke posten er buiten de stuksprijs vallen, lees je in verborgen kosten bij inkoop.
Spreek vooraf af wat er gemeten wordt
Leg per mail vast: de prijs, de leverdag, hoe je betaalt, wat er gebeurt bij een tekort of een verkeerd artikel, en of deze order onder dezelfde voorwaarden valt als latere orders. Zeg gerust dat het een proef is. Een partij die weet dat je wilt doorgroeien, laat graag zien hoe hij werkt.
Schrijf op wat er gebeurde
Noteer vanaf de bevestiging tot en met de factuur wat er afweek van de afspraak: een latere dag, een artikel dat anders heette, een factuur met een andere prijs. Na een week of twee heb je zo een lijstje waarmee je beslist of je verder gaat, en waarmee je het gesprek voert over de volgende order.
Wat de regels zeggen over een eerste order
Ook een kleine proefbestelling is een gewone koop. Twee pagina's van Ondernemersplein laten zien wat dat betekent voor de afspraken die je vooraf maakt.
| Onderwerp | Wat Ondernemersplein zegt | Wat je ermee doet bij een proef |
|---|---|---|
| Een order is een overeenkomst | Een koopovereenkomst kun je schriftelijk, per mail of mondeling sluiten. In een contract staan in elk geval de beschrijving van het product, de prijs, wie het contract sluiten en het akkoord van de klant. | Bevestig je proefbestelling per mail, met de artikelen, de prijs en de leverdag erin. |
| Wat de verkoper moet leveren | De verkoper moet een goed product leveren: compleet, zonder schade en met de kwaliteiten die hij heeft beloofd. | Leg bij aankomst vast wat er niet compleet is, zodat je daar later op kunt terugvallen. |
| Zakelijk geen consumentenregels | Bij verkoop tussen bedrijven gelden de algemene regels voor overeenkomsten, niet de consumentenwetgeving zoals het herroepingsrecht. | Een proef kun je niet zomaar terugsturen. Spreek vooraf af wat er gebeurt als het niet bevalt. |
| Betalingstermijn | Tussen bedrijven is de maximale betalingstermijn in de regel 60 dagen. Heb je geen termijn afgesproken, dan is de betalingstermijn 30 dagen. | Vraagt de partij om vooruitbetaling bij een eerste order, leg dan vast wat er gebeurt bij een tekort. |
Je beoordeelt met een proef het proces, niet het product. Het product beoordelen doe je met een monster.
Bron: Ondernemersplein, Koopovereenkomst sluiten (geraadpleegd op 2026-10-09)
Bron: Ondernemersplein, Betalingstermijnen, incassokosten en wettelijke rente (geraadpleegd op 2026-10-09)
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een monster en een proefbestelling?
Met een monster beoordeel je het product, vaak gratis of tegen een kleine vergoeding. Een proefbestelling is een echte, betaalde order waarmee je beoordeelt hoe een leverancier levert: de bevestiging, de leverdag, de pakbon, de verpakking en de factuur.
Hoe groot maak ik een proefbestelling?
Klein genoeg om het risico te beperken, groot genoeg om iets te zien. Neem een paar artikelen uit je gewone assortiment, in de eenheid waarin je ze later afneemt, en kijk naar de minimumorder en de vrachtgrens van de partij.
Moet ik een proefbestelling vooruit betalen?
Bij een eerste order vraagt een nieuwe partij dat soms, omdat hij je nog niet kent. Spreek vooraf af hoe je betaalt. Heb je geen betalingstermijn afgesproken, dan geldt tussen bedrijven volgens Ondernemersplein een termijn van 30 dagen.
Zeg ik tegen de leverancier dat het een proef is?
Dat mag gerust. Spreek wel af dat deze order onder dezelfde voorwaarden valt als latere orders, zodat je ziet hoe het straks gewoon gaat en niet alleen hoe het gaat als hij extra zijn best doet.
Waar vind ik een nieuwe leverancier om mee te proberen?
Zoek per regio via groothandels per provincie, of in je branche via groothandels per branche, en vraag bij elke partij of een kleine eerste order kan. Hoe zoeken werkt, lees je op zo werkt Grootmarkt voor inkopers; vragen over de site beantwoordt het helpcentrum. Meer achtergrond vind je in de kennisbank.
Wat is Grootmarkt?
Grootmarkt is de kaart van groothandels, fabrikanten en importeurs die aan Nederland leveren, in elke branche. Zakelijke inkopers zoeken gratis; aanbieders staan er met een vaste inschrijving op.
Kies je nieuwe partij met open ogen
Lees waar je op let bij het kiezen van een leverancier, of hoe bestellen op rekening werkt als de proef goed is gegaan.
Een betrouwbare leverancier vindenZakelijk bestellen op rekening