De leveringsbon en de pakbon controleren voordat je tekent
Wat er op een pakbon staat, waarom je hem naast je orderbevestiging legt en wat je doet als er minder in de zending zit.
- Gratis zoeken voor inkopers
- Vaste inschrijving, geen commissie
- Groothandels, fabrikanten en importeurs
- Zoeken per branche en provincie
Wie tekent, neemt de levering aan
De vrachtwagen staat voor de deur, de chauffeur heeft haast en houdt je een scherm of een bon voor om te tekenen. Wie dat doet, is vaak niet degene die de order heeft geplaatst: een collega in het magazijn, iemand achter de balie of de bedrijfsleider. Toch is die handtekening het moment waarop de levering wordt aangenomen. Wat er daarna nog mis blijkt, is veel lastiger recht te zetten.
Deze pagina gaat over de administratie van die aanname: kloppen de artikelen en de aantallen met wat er besteld is? Voor beschadigde goederen gelden eigen stappen die hier niet worden behandeld. Komt een deel van de order later, lees dan over backorder en nalevering; komt de hele levering niet op de afgesproken dag, lees dan als een levering te laat is.
Partijen die bij jou in de buurt leveren vind je bij alle groothandels en leveranciers, per branche via groothandels per branche, of rechtstreeks bij fabrikanten per branche en importeurs per branche. Grootmarkt levert zelf niets: de levering en de bon komen van het bedrijf waar je bestelt.
Drie papieren, drie momenten
Een pakbon leg je niet naast de factuur maar naast de orderbevestiging: de factuur volgt de pakbon, dus een fout op de bon komt vaak gewoon op de factuur terug.
| Document | Wat erop staat | Waar je het naast legt |
|---|---|---|
| Orderbevestiging | Wat de leverancier heeft aangenomen: artikelen, aantallen, eenheden, prijs en de afgesproken leverdag. | Naast je eigen bestelling, op het moment dat de bevestiging binnenkomt. |
| Pakbon of leveringsbon | Wat er volgens de leverancier in deze zending zit: artikelnummers, omschrijvingen, aantallen en vaak het aantal colli of pallets. Meestal zonder prijzen. | Naast de orderbevestiging, bij de aanname, voordat je tekent. |
| Vrachtbrief | Bij beroepsvervoer de afspraak tussen afzender en vervoerder: afzender, ontvanger, wat de lading is en het gewicht of de hoeveelheid. | Naast wat er fysiek van de wagen komt: het aantal colli of pallets. |
| Factuur | Wat je moet betalen voor wat er geleverd is. | Naast de afgetekende pakbon, als de factuur later binnenkomt. |
Zo controleer je de bon bij de aanname
Eerst de colli, dan de inhoud
Tel bij het lossen eerst het aantal dozen, colli of pallets en leg dat naast de pakbon en de vrachtbrief. Dat kan in een minuut, terwijl de chauffeur er nog is. Klopt het aantal niet, dan zet je dat meteen op de bon. Daarna, als de wagen weg is, pak je uit en tel je per artikel: het artikelnummer, de omschrijving, het aantal en de eenheid. Een doos van twaalf is iets anders dan twaalf losse stuks.
Waarom de orderbevestiging en niet de factuur
De pakbon zegt wat de leverancier denkt dat hij heeft gestuurd. De orderbevestiging zegt wat er is afgesproken. Alleen die twee samen laten zien of er iets mis is gegaan bij het verzamelen of bij het aannemen van je order. De factuur komt later en is meestal opgemaakt op basis van de pakbon. Leg je de pakbon alleen naast de factuur, dan kloppen ze vaak precies, ook als allebei fout zijn.
Minder in de zending dan op de bon
Zit er minder in de zending dan op de pakbon staat, schrijf dan op de bon wat er ontbreekt, met artikelnummer en aantal. Maak een foto van de bon en van wat er wel is binnengekomen, en meld het dezelfde dag bij de leverancier. Vraag of het ontbrekende alsnog wordt geleverd of dat het van de factuur gaat. Staat het op de bon als nageleverd, dan is het een backorder en geen tekort; dat is iets anders.
Een opmerking voordat je tekent, niet een telefoontje erna
Met je handtekening bevestig je dat je de zending hebt ontvangen zoals hij op de bon staat. Zet je er een opmerking bij, zoals "2 colli minder ontvangen" of "artikel 4 niet geleverd", dan staat het tekort op hetzelfde papier als de aanname. Bel je pas achteraf, dan is het jouw woord tegen een getekende bon. Heb je geen tijd om alles te tellen, zet er dan "onder voorbehoud van controle" bij en meld een verschil zo snel mogelijk.
Instructie voor de balie of het magazijn
- Leg de orderbevestiging klaar voordat de levering komt.
- Tel het aantal colli of pallets voordat de chauffeur vertrekt.
- Klopt het aantal niet: schrijf het verschil op de bon, en laat de chauffeur dat zien.
- Geen tijd om alles te tellen: schrijf "onder voorbehoud van controle" bij je handtekening.
- Tel daarna per artikel: artikelnummer, omschrijving, aantal en eenheid.
- Maak een foto van de bon en van wat er ontbreekt.
- Meld een verschil dezelfde dag bij de leverancier, met de foto erbij.
- Geef de afgetekende bon aan degene die de factuur controleert.
Wat de regels zeggen over de vrachtbrief
Bij beroepsvervoer over de weg reist er naast de pakbon van de leverancier ook een vrachtbrief mee. Twee pagina's van Ondernemersplein laten zien waarom dat papier bij de aanname telt.
| Onderwerp | Wat Ondernemersplein zegt | Wat je ermee doet bij de aanname |
|---|---|---|
| Wat een vrachtbrief is | Een vrachtbrief is een overeenkomst tussen afzender en vervoerder, met onder meer de afzender, de geadresseerde, wat de lading is en het brutogewicht of de hoeveelheid. | Leg het aantal colli of pallets op de vrachtbrief naast wat er van de wagen komt. |
| De ontvanger tekent | Als de vervoerder de goederen aflevert, moet de ontvanger de vrachtbrief ondertekenen. | Teken pas als je het aantal colli hebt geteld, en zet een verschil erbij. |
| Bewijs bij verlies | In een AVC-vrachtbrief staan onder meer het soort goederen, de hoeveelheid en het gewicht. Daarmee is hij een belangrijk bewijsmiddel bij verlies van of schade aan de goederen tijdens het vervoer. | Een tekort dat op de vrachtbrief staat, is later veel makkelijker aan te tonen. |
| Niet altijd een vrachtbrief | Bij eigen vervoer, en binnenlands bij een laadvermogen van niet meer dan 500 kilogram of bij postzendingen, is geen vrachtbrief nodig. | Komt de leverancier zelf of komt het als pakket, dan is de pakbon je enige papier. Tel dan extra goed. |
Bron: Ondernemersplein, Vrachtbrief opmaken voor wegvervoer (geraadpleegd op 2026-10-09)
Bron: Ondernemersplein, Algemene Vervoerscondities (AVC) gebruiken (geraadpleegd op 2026-10-09)
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een pakbon en een leveringsbon?
In de praktijk worden de woorden door elkaar gebruikt. Beide zijn de lijst van wat er volgens de leverancier in de zending zit, met artikelnummers en aantallen. Je tekent hem bij de aanname, soms op papier en soms op een scherm.
Wat doe ik als er minder geleverd is dan op de pakbon staat?
Schrijf op de bon wat er ontbreekt, voordat je tekent als het kan. Maak een foto, meld het dezelfde dag bij de leverancier en vraag of het alsnog komt of van de factuur gaat.
Moet ik tekenen als ik nog niet alles heb geteld?
Tel in elk geval het aantal colli of pallets terwijl de chauffeur er is. Heb je geen tijd voor de rest, zet dan "onder voorbehoud van controle" bij je handtekening en meld een verschil zo snel mogelijk.
Is de vrachtbrief hetzelfde als de pakbon?
Nee. De vrachtbrief is volgens Ondernemersplein de overeenkomst tussen de afzender en de vervoerder, met onder meer de afzender, de ontvanger en de hoeveelheid. Bij aflevering tekent de ontvanger de vrachtbrief. De pakbon is de lijst van de leverancier met wat er in de zending zit.
Waar vind ik een groothandel die bij mij in de buurt levert?
Zoek per regio via groothandels per provincie, of in je branche via groothandels per branche, en vraag hoe zij leveren en wat er op hun pakbon staat. Hoe zoeken werkt, lees je op zo werkt Grootmarkt voor inkopers; vragen over de site beantwoordt het helpcentrum. Meer achtergrond vind je in de kennisbank.
Wat is Grootmarkt?
Grootmarkt is de kaart van groothandels, fabrikanten en importeurs die aan Nederland leveren, in elke branche. Zakelijke inkopers zoeken gratis; aanbieders staan er met een vaste inschrijving op.
Als er iets ontbreekt
Komt een deel van je order later, lees dan wat je afspreekt over naleveren, of hoe je een tekort met spoed laat aanvullen.
Backorder en naleveringSpoedlevering regelen